Nuestra función “Actuar en nombre de” te permite reservar citas para tus usuarios con tus propios datos de inicio de sesión, manteniendo al mismo tiempo una descripción completa de todas las reservas y para quién es cada reserva. Esta función está diseñada para facilitar la programación tanto para ti como para tus clientes, manteniendo tu flujo de trabajo fluido sin perder de vista ninguna cita.
En este blog, leerás sobre:
- Cómo la función ‘actuar en nombre de’ puede beneficiar a tu empresa
- Por qué actuar en nombre de un usuario puede resultar ventajoso para tu flujo de trabajo
- Cómo habilitar la función ‘actuar en nombre de’ al reservar para tus clientes
Cómo la función ‘actuar en nombre de’ puede beneficiar a tu empresa
En una era en la que dominan la digitalización y la automatización, puede parecer innecesario ofrecer opciones de reserva fuera de línea. A pesar de que el 50% de las personas en todo el mundo prefieren la opción en línea para reservar, todavía hay una razón para considerar esta opción. Investigación de Amra & Elma muestra que el 32% de las personas en los Estados Unidos todavía prefieren reservar citas utilizando prácticas fuera de línea, como reservar por teléfono o en persona. Este porcentaje, sin embargo, varía según la industria.
También hay un tercer grupo que las empresas suelen pasar por alto: los reservadores híbridos. Estos clientes se mueven con fluidez entre canales en línea y fuera de línea. Por ejemplo:
- Reservan su primera cita para el cabello en línea, pero programan su próxima visita en persona.
- Reservan a través de tu sitio web, pero llaman para ajustar el horario.
- Reservan digitalmente pero reservan su seguimiento a través de texto u otras plataformas de mensajes (por ejemplo, WhatsApp, Telegram, etc.).
Al permitir que el personal actúe en nombre de los clientes, abre otras formas para que los clientes lo encuentren, eliminando cualquier barrera que impida que los clientes reserven contigo. En un mundo híbrido, el éxito no pertenece a las empresas con los flujos de trabajo más avanzados o totalmente digitales, sino a aquellas que se adaptan a las distintas necesidades y preferencias de sus clientes.
La digitalización puede marcar el camino, pero no debería definir los límites de tu servicio. Al permitir que tu equipo actúe en nombre de los clientes, puedes conectar las reservas en línea y fuera de línea dentro de un solo sistema, manteniendo la eficiencia operativa y al mismo tiempo ofreciendo la flexibilidad que los clientes esperan.
Aprende cómo crear un superusuario en este breve vídeo:
Por qué actuar en nombre de un usuario puede resultar ventajoso para tu flujo de trabajo
Hay varias razones por las que usar la función actuar en nombre puede mejorar tu flujo de trabajo.
Primero, facilita la administración. Te ahorrarás horas de averiguar qué reserva pertenece a qué cliente. No es necesario buscar entre todas las reservas. Simplemente puedes buscar el usuario en la página de administración de usuarios y hacer clic en la lupa para ver sus reservas futuras e incluso pasadas. Está bien organizado y ofrece una descripción clara de todas las citas del usuario. Esto puede resultar útil si un cliente de repente quiere cancelar o cambiar una cita y no puede hacerlo por sí mismo, o si le envía un correo electrónico en el último momento sobre el cambio. Por parte del usuario, este también puede iniciar sesión en su cuenta para encontrar una descripción general de sus reservas, para no perder de vista sus próximas citas.
Otra razón para utilizar esta función es permitir reservas por teléfono o en persona y ubicarlas bajo el usuario adecuado, una solución adecuada si tienes usuarios que no pueden reservar en línea. Como se indicó anteriormente, hay muchas personas que todavía prefieren tener la opción de reservar de otras formas además de en línea. Piensa en aquellos que no son expertos en tecnología digital o que reservan de forma híbrida y les encanta la flexibilidad de elegir reservar una cita de seguimiento en persona o en línea.
Como resultado de permitir que las personas reserven por teléfono o en persona, es posible que no siempre puedas reservar esas citas tú mismo. Especialmente si trabajas, por ejemplo, en una clínica o salón y tienes varias personas disponibles que pueden realizar el mismo servicio. O, si tienes una recepción donde los asistentes son responsables de las reservas y el registro de clientes. En este caso, puedes asignar al personal el rol de superusuario en SuperSaaS para que actúe en nombre de tus clientes, lo que hace que las citas en persona también sean muy fáciles de planificar y administrar para tu personal. Brindándote como administrador más tiempo y espacio para realizar otras tareas que requieren tu atención.
Cómo habilitar la función ‘actuar en nombre de’ al reservar para tus clientes
Para utilizar la función actuar en nombre, es necesario que tus clientes se registren para una cuenta de usuario e inicien sesión. Sin una cuenta de usuario, las citas no se pueden vincular a usuarios individuales y la función no aparecerá en las páginas de programación.
Paso 1: Requerir inicio de sesión para reservar
Asegúrate de que tu horario requiera que los usuarios inicien sesión antes de realizar una reserva. Este ajuste se puede habilitar en la página Configurar > Acceso de tu horario.
Paso 2: Crear o importar usuarios
La opción ‘actuar en nombre de’ solo está disponible si hay usuarios en tu cuenta. Cuando se reserva en línea y es necesario iniciar sesión para reservar, tus clientes son dirigidos a una página de inicio de sesión donde pueden crear una cuenta si es la primera vez que reservan. Si un cliente no puede crear su propia cuenta, puedes:
- Crear una cuenta de usuario manualmente
- Importar usuarios de forma masiva
Ambas cosas se pueden hacer en la sección Gestión de usuarios. Explicamos más sobre esto en nuestra documentación.
Paso 3: Utiliza el icono “Actuar en nombre de”
Después de asegurarte de haber configurado el horario de manera que tus clientes tengan que iniciar sesión al programar una cita, y tus usuarios hayan iniciado sesión, podrás ver aparecer un pequeño icono en tus páginas de administrador. Este icono es el icono de ‘actuar en nombre de’ y solo aparece si tienes al menos un usuario registrado en tu cuenta y la configuración está configurada correctamente.
Para actuar en nombre de un usuario:
- Haz clic en el icono y escribe el nombre de usuario del cliente
- Haz clic en el nombre de usuario y luego en el icono de verificación verde
- Después de hacer clic en el nombre de usuario, el nombre de usuario se mostrará en la esquina derecha de la pantalla.
- Ahora puedes reservar en nombre del usuario
Al concertar una cita, todos los datos del cliente se rellenarán automáticamente en los campos de detalle de la reserva. Además, si las notificaciones por correo electrónico están habilitadas, el cliente recibirá una confirmación de la cita en su bandeja de entrada.
Después de crear exitosamente una cita, simplemente pase el cursor sobre el nombre de usuario o el icono de actuar en nombre de otro usuario. Verás que el nombre de usuario quedará tachado y el icono se volverá rojo. Simplemente haz clic en el nombre de usuario tachado y ya no actuarás en nombre del usuario. También aparecerá una notificación en pantalla, confirmando que ya no actúas en nombre del usuario.
Para resumir todo: actuar en nombre de tus usuarios es una excelente manera de optimizar tu flujo de trabajo, manteniendo la administración optimizada y manteniendo una visión general clara de las reservas pasadas y futuras. ¿Quieres probarlo? Regístrate hoy para obtener tu cuenta SuperSaaS gratuita. Si necesitas ayuda en el proceso, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte. Simplemente comunícate con nuestro formulario de comentarios.