Tal es el caso por ejemplo de Google Calendar, una herramienta muy útil que puedes sincronizar con tu horario SuperSaaS. De esta manera, si por ejemplo tienes una agencia de clases de idiomas, cada vez que alguien por ejemplo haga una reserva de una clase particular a una hora determinada, el profesor correspondiente podrá estar informado de ello sin tener que conectarse a ninguna otra aplicación, ni que tengas que llamarle por teléfono.
Tu herramienta SuperSaaS se puede sincronizar no sólo con Google Calendar, también con Outlook o el iCalendar de Apple (te lo explicamos todo en nuestra documentación). En este post te mostraremos las ventajas de automatizar tu horario SuperSaaS con Google Calendar.
Ventajas de utilizar Google Calendar para automatizar tu horario
Si tienes una academia de idiomas, una autoescuela o un gimnasio, sincronizar el calendario Google Calendar con tu sistema SuperSaaS tiene muchas ventajas.
- Mejor organización: no vas a tener que llamar por teléfono uno por uno a las personas responsables de gestionar una cita. Cada uno sabrá a dónde tiene que ir, esté donde esté, con tan sólo un smartphone y conexión a Internet.
- Notificaciones automáticas: al poder compartir la información en línea, las personas responsables de cada cita podrán recibir avisos y notificaciones en el móvil para que vayan con tiempo al lugar que le corresponde.
- Información online: da igual que estés en el autobús, de camino a casa o a la otra punta de la ciudad. Podrás siempre consultar a través de Internet si tienes citas nuevas. Sería una locura si no tuvieras esta información en el móvil para poder desplazarte de un sitio a otro al lugar de la clase o actividad que realices.
Creemos que es sencillamente una acción que puede mejorar mucho vuestra productividad, para que al final podáis cumplir de forma genial con los tiempos y vuestros clientes se queden satisfechos. Vamos a explicarte paso a paso cómo se hace con Google Calendar, una aplicación gratuita y muy fácil de utilizar que si tenéis una cuenta de gmail ya tendréis por defecto.
Cómo sincronizar tu horario SuperSaaS con tu Google Calendar
El sistema SuperSaaS te permite hacer que la disponibilidad de tu horario dependa de tu Google Calendar. De esa manera, si tienes ya otras citas u obligaciones en ese espacio de tiempo, quedarán cubiertas para que los usuarios no puedan reservar en ese momento.
Si quieres dejar que tu disponibilidad en tu motor de reservas SuperSaaS dependa de tu calendario personal, primero tendrás que configurar la sincronización para poder hacerlo.
Cuando enlazas un Google Calendar con un horario SuperSaaS, las citas del primero se muestran como períodos no disponibles. De esta manera, tus clientes sólo pueden reservar cuando tu calendario personal y tus horarios generales lo permiten. La información de disponibilidad quedará sincronizada, pero debes tener claro que tu privacidad queda siempre a salvo. Tus clientes no podrán ver tus citas y obligaciones, sólo saben que durante ese tiempo no estás disponible.
La sincronización de Google Calendar a SuperSaaS te permite también definir horas de apertura complejas. Por ejemplo, puedes hacer un patrón complicado de repetición de citas que deje disponibles las horas deseadas en las que sí puedes admitir reservas.
Otra opción que también tienes es que tu horario SuperSaaS te salga en tu Google Calendar. En esta dirección de sincronización los detalles de las reservas en tu horario de SuperSaaS serán visibles en tu Google Calendar personal. De esta manera tienes todas tus citas a mano en tu Google Calendar.
Pasos para configurar la sincronización de SuperSaaS y Google Calendar
Veamos los pasos necesarios para que puedas configurar la sincronización de SuperSaaS y Google Calendar:
1. Ve a tu Calendario de Google y haz clic en el nombre del calendario que quieres sincronizar. A continuación, cliquea en la flecha desplegable que sale.
2. Dale entonces a Compartir este calendario.
3. Ahora, selecciona las opciones “Hacer este calendario público” y “Compartir sólo mi información de disponibilidad”.
4. Después haz clic en “Detalles de Calendario” y luego dale a copiar el ID de calendario que se muestra debajo de la dirección del Calendario. En caso de que sólo tengas un Google Calendar, el ID es quizás el mismo que tu dirección de correo.
5. En tu panel SuperSaaS, ve a Supervisar > Sincronizar. Aquí ahora puedes rellenar el ID de calendario. El programa verificará la conexión al hacer clic en Guardar cambios y un mensaje en la parte superior de la pantalla indicará si la conexión se estableció con éxito.
Una vez que lo hayas configurado, tu motor de reservas SuperSaaS comprobará de manera regular en tu Google Calendar las actualizaciones que hagas. Según la frecuencia con la que se acceda a tu horario, tu sistema SuperSaaS entrará al Calendario de Google para actualizar la información.
El proceso de actualización puede llevar algunos segundos y puede que haga falta una segunda actualización de la página para que los datos se vean actualizados. De todos modos, la actualización es muy rápida y no tienes por qué preocuparte. Además, normalmente los usuarios no reservarán con
demasiado tiempo de antelación.
Si deseas poner que una cita de tu Google Calendar no se muestre como no disponible en tu horario SuperSaaS, sólo tienes que darle a “Editar Detalles de evento” en tu Google Calendar y darle a la opción “Mostrarme como: Disponible”.
Para sincronizar tus citas de SuperSaaS a tu Google Calendar u otra aplicación de calendario, te referimos a nuestra documentación.
Conclusión
Por lo demás, te recordamos que es muy importante que la zona horaria seleccionada sea siempre la correcta, tanto en tu horario SuperSaaS como en Google Calendar. Las zonas horarias no necesariamente tienen que ser la misma en los dos calendarios, pero sí ten en cuenta que los tiempos se van a traducir como corresponde en las zonas horarias. Asegúrate de que la traducción de las zonas horarias sea algo que sucede de forma intencional.
Esperamos que este artículo te haya sido útil si querías sincronizar tu calendario de SuperSaaS con tu Google Calendar. Para más información, o para sincronización con otros calendarios, dirígete a nuestra documentación de soporte.
Si es la primera vez que oyes hablar de SuperSaaS, te invitamos a registrarte gratis y comprobar por ti mismo sus ventajas.
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