Es importante que los clientes y compañeros de trabajo puedan comunicarse contigo fácilmente, pero simplemente ingresar tu número de teléfono en tu firma de correo electrónico puede generar un ciclo interminable de llamadas perdidas. La solución es utilizar una herramienta de programación de citas en línea y ponerla en tu firma de correo electrónico. Te mostraremos cómo lograr esto con SuperSaaS.
Básicamente necesitamos hacer dos cosas: 1. Configurar un horario online adecuado 2. Añadir un enlace o botón a ese horario en tu firma de correo electrónico
También discutiremos cómo agregar algunas funciones más avanzadas, como agregarlo a tu Instagram o Facebook y sincronizarlo automáticamente con tu Google Calendar, Zoom u Outlook. Si el enlace de reserva va a aparecer en Instagram o Facebook, tamaños de imagen de redes sociales ayudan a evitar recortes incómodos en las vistas previas del enlace.
Configurar un horario adecuado para realizar tus reuniones
Para realizar reuniones personales uno a uno, probablemente desees un proceso simple y de “baja fricción”: simplemente haz que las personas ingresen su fecha preferida y dejen sus datos de contacto. Mira este horario de demostración que creamos:
- No solicita iniciar sesión ni registrarse, solo datos de contacto
- Lo embellecimos un poco permitiendo al usuario seleccionar la duración de la reunión.
- Utiliza la vista de “widget” que se adapta automáticamente a los usuarios de dispositivos móviles o de escritorio.
Si estás configurando este horario tú mismo, probablemente desees crear una cuenta primero. Entonces querrás agregar:
- Recuperar la disponibilidad desde tu Google u Outlook personal, para no tener que mantener ambos sincronizados
- Agregar texto o una imagen tuya encima del widget
- Enviar un correo electrónico de confirmación
Utilizar el asistente para crear un horario
Comenzamos creando un Nuevo horario desde el Panel de control. El horario que elegimos aquí es un horario de servicios, pero también puedes elegir un horario de recursos. Seleccionamos “Sin iniciar sesión” y le damos un nombre al horario. A continuación, definimos diferentes duraciones de reuniones para elegir. Si todas las citas tienen la misma duración, o si deseas ofrecerle al usuario la posibilidad de elegir la duración de la reunión, entonces el horario de recursos sería más adecuado. Completar este paso ya le brinda un calendario básico que puedes probar.
Personaliza tu horario
En la página Supervisar, pestaña “Sincronizar”, puedes conectar tu horario a un calendario personal en Google u Outlook, para asegurarte de que las personas no reserven en horas donde ya tienes algo planeado. Además, en la página Configurar, pestaña “Proceso”, es posible que desees agregar una confirmación por correo electrónico. Puedes cambiar el contenido de ese correo electrónico en la pestaña “Disposición”, algo bueno para agregar al final del correo sería:
$nourl $modurl $ical Este encantamiento le dice al sistema que reemplace el enlace al horario en el correo electrónico por uno que los usuarios puedan usar para modificar su cita. También agrega un archivo adjunto llamado iCalendar que su aplicación de calendario puede leer automáticamente si usan uno.
Agregar opciones avanzadas
Hay otras opciones que quizás quieras considerar agregar, por ejemplo:
- Puedes enviar un correo electrónico de recordatorio poco antes de la reunión.
- Puedes hacer que el sistema cree una reunión de Zoom para cada cita y agregar un enlace en el correo
- Puedes enviarte una advertencia en Slack cuando una reunión cambie o esté por comenzar
No repasaremos la configuración de todas esas aquí. La mayoría de las configuraciones deberían ser bastante fáciles de descubrir y, de lo contrario, el cuadro de búsqueda en la página de documentación sería el lugar para comenzar a buscar.
Agregar un enlace o botón a tu firma de correo electrónico
Ahora que tenemos un lugar al que enviar a tus clientes, queremos hacérselo saber. Por supuesto, puedes poner el enlace a tu horario en tu sitio web o en tus redes sociales. Pero a menudo tus clientes leerán un correo electrónico tuyo cuando decidan que quieren conectarse, por lo que tiene sentido poner un enlace en tu firma de correo electrónico.
Todos los programas de correo electrónico permiten agregar una firma a tu correo electrónico, pero difieren en detalles como si pueden almacenar varias firmas diferentes para diferentes ocasiones. La mayoría de las veces, su funcionalidad debería ser sencilla de descubrir y, de lo contrario, un rápido Google debería ayudarte a descubrir las funciones avanzadas.
Lo más fácil es copiar y pegar el enlace a tu horario en la firma, luego podemos aprovechar eso haciendo que se pueda hacer clic en el enlace y, finalmente, puede diseñar tu enlace como un botón que diga “Reserva una reunión conmigo”. Pero creo que la mayoría de la gente querrá usar el botón, así que comencemos con eso.
Crear un botón con estilo
Hemos agregado una página interactiva en nuestro sitio que hará la mayor parte del trabajo por ti; mira este generador de botones. Asegúrate de haber iniciado sesión en el sitio, de esa manera el generador de botones mostrará un botón que enlaza con tu horario en vez de un horario de demostración.
Primero, juega con las opciones de esa página para darle al botón el texto, color y tamaño que más te guste.
A continuación, copia el botón haciendo clic en el icono del portapapeles 
en la esquina superior derecha.
No copies el texto del portapapeles inferior en esa pantalla, porque eso te daría el botón como código HTML en lugar de un botón con estilo.
Finalmente, pega el botón en tu firma de correo electrónico y guarda la firma.
Crear un enlace en lugar de un botón
¿Quizás crees que un enlace modesto parece más profesional que un botón colorido? No hay problema, puedes encontrar el enlace a tu horario en la página de configuración, o simplemente copiando la barra del navegador cuando estás mirando el horario. Luego, podrías pegar ese enlace en el correo electrónico, pero probablemente desees que el enlace diga “Reservar una reunión” en vez del enlace sin formato. Para crear un enlace en el que se puede hacer clic:
- Primero escribe el texto del enlace, p. “Reserva una reunión conmigo”
- Selecciona esas palabras con el ratón.
- Teclea ctrl-K (Windows) o ⌘-K (Mac) para convertir el texto en un enlace.
- Pega la URL en la ventana emergente que debería haber aparecido.
- Y luego guarda la firma.
¡Pruébalo!
Y eso es todo, pero realmente deberías enviarte un correo electrónico y probar todo el proceso de principio a fin, para asegurarte de que todo funciona correctamente. Sería vergonzoso que tus clientes se quedaran atrapados en algún lugar, así que es mejor que lo notes tú mismo primero.
Modificar la apariencia con parámetros de consulta
Puede cambiar la apariencia de un calendario agregando los llamados parámetros de consulta a su enlace.
Por ejemplo, en la demostración anterior seleccionamos la vista “widget” agregando ?view=widget al final del enlace.
Esta página de demostración muestra varias otras formas en que puedes formatear un calendario.
Y también puedes agregar un parámetro para establecer de forma predeterminada el calendario en una fecha específica, lo que resulta útil si deseas que alguien programe un evento específico.
Por ejemplo, ?month=12&day=25 abrirá el calendario el día de Navidad.
Entonces, ¿cómo agregas esos parámetros al enlace en tu firma de correo electrónico? Simplemente coloque el cursor en el botón o enlace y teclea ctrl-K (Windows) o ⌘-K (Mac). Eso debería abrir una ventana emergente con el enlace que luego podrás modificar. Y, después de haber realizado el cambio, es posible que desees enviarte un correo electrónico nuevamente para probar si funciona como se esperaba.
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