El objetivo principal de un sistema de reserva de citas es asegurarte de que haya un espacio disponible antes de permitir una reserva, ¿verdad? Si bien eso es cierto, hay algunas situaciones en las que deseas exactamente lo contrario.
Como ejemplo, tomemos un evento en el que los voluntarios ayudan a otras personas, por ejemplo con sus declaraciones de impuestos. Debes unir a los voluntarios con las personas que necesitan ayuda. En ese caso, solo querrás permitir que las personas reserven en un espacio que ya esté ocupado por un voluntario. Mira este horario de ejemplo sobre cómo podría verse.
Otro caso de uso común que hemos visto es una feria comercial en la que es necesario conectar a los clientes con vendedores para una demostración. El número de stands de demostración es fijo, pero solo deseas permitir que un cliente reserve uno si un vendedor también puede estar allí. (También puedes revertir ese proceso, donde permites a los clientes reservar cualquier lugar vacío, lo que luego activa un correo electrónico al personal de ventas con una solicitud para llenar ese lugar con el cliente).
Emparejar a dos jugadores para un partido de tenis es otro caso de uso, pero también puedes emparejar a más de dos. Quizás quieras unir a cuatro jugadores para una partida de bridge.
Configuración de ejemplo: coincidencia uno a uno
Repasaremos los pasos para configurar un horario donde un grupo programa su disponibilidad (los voluntarios o los vendedores) y el otro grupo programa una cita con ellos. En el horario de demostración mencionado anteriormente, hemos puesto todo en un solo horario para visualizar lo que está sucediendo. Pero para los usuarios finales podría resultar más claro si cada grupo tuviera su propio horario. Entonces aquí creamos un horario para el grupo de voluntarios y otro para que gente programe una cita con los voluntarios.
Desde tu Panel de control, utiliza el asistente de Nuevo horario para crear un “horario de recursos”. En este ejemplo, seleccionamos “Sin iniciar sesión” y “Una” cosa para mostrar (te mostraremos cómo hacer más de una más adelante). Nombra tu agenda “Registro de voluntarios” y posteriormente define los espacios donde pueden registrarse. Después de hacer clic en Finalizar, puedes hacer clic en “Supervisar > Horarios de apertura” y completar las “Fechas de inicio y finalización” (“Cerrado antes de” y “Cerrado después de”) para especificar cuándo se lleva a cabo la actividad.
A continuación, vuelve a pasar por el asistente de Nuevo horario y esta vez seleccione un “horario de servicios”. Elegimos “Sin iniciar sesión” y denominamos este programa “Se necesita ayuda”. Definamos un servicio, por ejemplo “Ayuda con la declaración de impuestos”, que tarda 60 minutos. Todavía no agregamos ningún “recurso requerido”, lo haremos más tarde. Nuevamente, haz clic en Finalizar y luego en la pestaña “Supervisar” > “Horarios de apertura” puedes especificar cuándo estará disponible, coincidiendo con el horario del paso 1.
Ahora conectamos los dos horarios. Haz clic en el botón “Configurar” para el horario “Se necesita ayuda” y ve a la pestaña “Servicios”. Luego haz clic en el ícono Editar (1), selecciona el recurso “Registro de voluntarios” (2), haz clic en el botón “⊗ ocupado” (3), luego haz clic en el botón “⊗” (4) y finalmente haz clic en “Actualizar servicio”.
Probémoslo. Cuando haces clic en “Usar” para ir al horario deberías ver “No se encontró ningún espacio disponible”, porque nadie se ha registrado todavía para ser voluntario. Ve al Panel de control, selecciona “Registro de voluntarios” y regístrate allí. Ahora regresa a tu horario de “Se necesita ayuda” y deberías ver un único espacio disponible allí.
Después de que todo funcione como se esperaba, es posible que desees mejorar los horarios con elementos como correos electrónicos de confirmación o ajustar el proceso para solicitar información más detallada. Y, por último, dar el enlace a cada grupo, para que puedan empezar a programar.
Extender a múltiples puntos simultáneos
Supongamos que tiene varios voluntarios o vendedores disponibles al mismo tiempo. A partir del ejemplo anterior, agregaremos otro horario de recursos para realizar un seguimiento de la cantidad de usuarios reservados.
Ve al asistente de Nuevo horario y crea un nuevo “horario de recursos”, haz clic en “Uso interno” y, ante la pregunta de cuántas cosas queremos programar, haz clic en “Más de una”. Luego agrega 2 cosas, “Punto 1” y “Punto 2” en la lista de cosas para programar. En el siguiente paso, nombra el horario “Espacios disponibles”. También puedes nombrarlo “Habitaciones”, “Mesas” o “Stands de venta” según corresponda a tu situación. No es necesario establecer Horarios de apertura, el sistema utilizará los del resto de horarios.
Haz espacio para un voluntario adicional. En el horario de “Registro de voluntarios”, haz clic en “Configurar”, pestaña “Recursos”, enlace “introducir una lista” y agrega “Voluntario 1” y “Voluntario 2” (cambia el nombre del recurso que ya está allí).
Ahora configuramos la conexión. En el horario “Se necesita ayuda”, haz clic en “Configurar” y pestaña “Servicios”. Habilita la opción “Múltiples reservas pueden tener lugar al mismo tiempo” y bajo el título “Selección de servicios” elige “Elegir el primero”. Haz clic en “Guardar cambios” al final de la página y vuelve a esa misma pestaña. Edita el servicio y haz clic en el botón “o” para obtener un conjunto adicional para elegir. Ahora configura un espacio para que coincida con “Voluntario 1” y el otro con “Voluntario 2” como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
Escenarios más complejos
Utilizando la técnica descrita anteriormente debería quedar claro cómo unir un mayor número de voluntarios, pero también es posible construir escenarios aún más complejos. Puedes mostrar una disponibilidad diferente para un grupo diferente, por ejemplo, dando a las personas mayores la oportunidad de reservar primero antes de permitir a los más jóvenes. Hemos descrito una serie de escenarios complejos en la documentación sobre combinar horarios. Además, cada horario tiene la capacidad de leer la disponibilidad desde un calendario de Outlook o Google, o publicar citas en ellos, lo que permite aún más flexibilidad al conectarse a servicios web fuera de SuperSaaS.
Hasta donde sabemos, la capacidad de combinar calendarios como este es exclusiva de SuperSaaS. En términos matemáticos, esto se denomina un ‘Y, O y NO lógico’ sobre el espacio disponible en un horario. Pero no te preocupes si eso no significa nada para ti, el resultado final debería ser que puedas adaptar tu herramienta de programación de citas a tu negocio, y no al revés. Si tienes algún problema imprevisto, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte.