Una sola sala de reuniones o un solo terapeuta es fácil de programar. La cosa se pone más interesante cuando tienes veinte trasteros, cuarenta bicicletas de alquiler, cien taquillas o una docena de cabañas vacacionales. Cada uno de ellos tiene que poder reservarse, quieres ver de un vistazo qué está libre y qué está ocupado, y las reservas suelen durar días o semanas en lugar de una hora.
SuperSaaS lo gestiona bien, pero un horario con muchos recursos se beneficia de algunos ajustes que un horario pequeño no necesita. Este artículo repasa tres de ellos: poner todos tus recursos en un solo horario, cambiar a una vista horizontal para que la visión general siga siendo legible, y decidir si los clientes eligen una unidad concreta o simplemente se les asigna una.
A lo largo del artículo usamos como ejemplo nuestra demostración Reservas de Unidades de Almacenamiento. Contiene quince trasteros de distintos tamaños con reservas que abarcan varios días, lo que la convierte en un buen modelo para cualquier negocio de alquiler.
Paso 1: Pon todos tus recursos en un solo horario
La primera pregunta es cuál de los tres tipos de horario usar. Para alquileres, la respuesta es casi siempre un horario de recursos: cada trastero, bicicleta o cabaña se convierte en un recurso, y una reserva bloquea ese recurso durante el periodo de alquiler. Las reservas en un horario de recursos pueden tener cualquier duración, así que un alquiler de bicicleta de dos horas y un contrato de trastero de seis meses pueden convivir en el mismo calendario.
Podrías crear un horario independiente para cada unidad, pero resiste esa tentación. Nuestra documentación sobre cómo combinar horarios lo resume así: si tienes recursos intercambiables, lo mejor es colocarlos en el mismo horario de recursos. Un solo horario significa un único lugar para definir el horario de apertura, los precios y las restricciones de reserva, una única visión general para ti y un único enlace para compartir con los clientes. No hay límite en el número de recursos que puedes añadir a un horario.
Algunos consejos prácticos al añadir muchos recursos:
- Usa nombres que aporten información. La demostración llama a sus unidades
Trastero A01 · 25 m², de modo que el tamaño se ve sin abrir una reserva. Para bicicletas podría ser la talla del cuadro; para cabañas, el número de camas. - Mantén un orden lógico. Los recursos aparecen en el orden en que los defines en Configurar > Recursos. Agrúpalos por edificio, fila o tipo para que la visión general se lea con naturalidad.
- Fija un precio por unidad si hace falta. Tamaños distintos suelen significar precios distintos. Con las reglas de precios avanzadas puedes cobrar un precio diferente por unidad, añadir tarifas de temporada o aplicar descuentos a los alquileres más largos.
Paso 2: Cambia a una vista horizontal
Por defecto, SuperSaaS dibuja las vistas de semana y de día en vertical: el tiempo va de arriba abajo y cada recurso tiene su propia columna. Eso funciona bien con un puñado de recursos, pero con quince o más las columnas se vuelven demasiado estrechas para leerlas, y una reserva que va de lunes a viernes se divide en cinco trozos separados.
La disposición horizontal le da la vuelta a esto. Cada recurso tiene su propia fila, el tiempo va de izquierda a derecha y una reserva de varios días se convierte en una sola barra que se extiende por los días que abarca. Como dice nuestra documentación sobre las vistas, la horizontal es útil si tienes un gran número de recursos o si las reservas suelen pasar de la medianoche. Los alquileres cumplen ambas condiciones.
Para cambiarla, abre Configurar > Disposición en tu horario. En la columna Opciones, junto a las vistas de Mes, Semana y Día, elige Horizontal en lugar de la opción predeterminada Vertical. Ya que estás ahí, merece la pena establecer la vista semanal como vista predeterminada, ya que es la que la mayoría de los clientes querrá ver, y ocultar las vistas que no necesites.
Dos ajustes relacionados ayudan cuando la lista de recursos se alarga:
- El filtro de recursos. Encima del calendario, los usuarios pueden elegir un único recurso en un menú desplegable para ver solo esa unidad. En la demostración, prueba a seleccionar
Trastero B03 · 200 m²para ver cómo el calendario se reduce a una sola fila. Es la forma más rápida de que un cliente compruebe si la unidad que tenía en mente está libre. - Enlaces directos a un recurso. Puedes enviar a un cliente directamente a una unidad añadiendo el nombre del recurso a la URL del horario. Nuestro artículo sobre dirigir a los clientes a un recurso específico explica cómo hacerlo.
Si alguna vez necesitas la disposición horizontal sin cambiar la configuración, añade ?dir=h a la URL del horario. Lo contrario, ?dir=v, también funciona. Encontrarás más trucos de URL en la documentación.
Ten en cuenta que los usuarios de móvil no ven la vista semanal vertical ni la horizontal. Reciben un calendario mensual compacto con una lista de los huecos disponibles debajo, lo que funciona bien independientemente de cuántos recursos tengas.
Paso 3: Decide quién elige la unidad
Con el horario configurado y legible, queda una decisión más: ¿elige el cliente una unidad concreta o prefieres asignarla tú?
Deja que el cliente elija
Si tus unidades se diferencian en aspectos que importan al cliente, deja que elija. A un cliente de trasteros le importa si recibe 25 o 500 m², a un huésped de una cabaña le importa el número de dormitorios, y quien alquila una bicicleta quiere la talla de cuadro adecuada. En ese caso, el horario de recursos es todo lo que necesitas: el cliente abre el calendario, encuentra una unidad que le conviene y la reserva. Así es como funciona la demostración.
Asigna una unidad automáticamente
A veces las unidades son realmente idénticas y dejar que la gente elija solo crea confusión. Nuestra documentación describe exactamente este escenario:
Hay 20 piezas idénticas disponibles para alquilar, pero en lugar de permitir que los arrendatarios seleccionen una concreta, prefieres que reserven una pieza al azar.
Piensa en taquillas idénticas, una flota de la misma bicicleta de alquiler o un lote de proyectores o herramientas idénticos. El cliente solo quiere saber que hay una pieza disponible para sus fechas. Cuál le toca es asunto tuyo, no suyo.
SuperSaaS resuelve esto con recursos agrupados, usando un horario de servicios por encima de tu horario de recursos:
- Mantén tu horario de recursos con todas las unidades individuales, como se describe arriba. Sigue siendo tu visión general administrativa.
- Crea un nuevo horario de tipo servicio y define en él un servicio, por ejemplo “Alquilar una bicicleta”.
- En el horario de servicios, ve a Configurar > Servicios y conecta el servicio a tu horario de recursos. Como ese horario contiene varios recursos, verás la opción de conectarlo a Cualquiera de… los recursos.
- Justo debajo encontrarás la opción Si hay varios recursos disponibles. Aquí eliges si dejas que el usuario elija un recurso, si se selecciona un recurso al azar o si se asigna el primer recurso disponible en el orden en que aparecen en el horario.
Los clientes reservan entonces en el horario de servicios. Ven la disponibilidad como una sola entidad: un hueco está libre mientras al menos una de las unidades agrupadas esté libre. Al reservar, SuperSaaS elige una unidad para ellos y la bloquea en el horario de recursos, donde puedes ver exactamente qué pieza ha ido a quién. Esta configuración se explica en detalle en la sección de recursos agrupados de la documentación.
La elección entre al azar y primero disponible es sobre todo práctica. Primero disponible llena tu lista desde arriba, lo cual es cómodo si la unidad 1 es la más cercana a la puerta. Al azar reparte el desgaste de forma uniforme por toda la flota.
Algo a tener en cuenta: un servicio en un horario de servicios tiene una duración fija, así que no puedes dejar que los clientes arrastren una reserva a cualquier duración como pueden hacer en un horario de recursos. Para alquileres, lo habitual es definir algunos servicios con distintas duraciones, como “medio día”, “1 día” y “2 días”, cada uno conectado al mismo grupo.
Ejemplo: un alquiler de bicicletas con tres tipos de bicicleta
Para verlo en acción, echa un vistazo a nuestra demostración Alquiler de bicicletas. Detrás hay tres horarios de recursos, uno por cada tipo de bicicleta: Bicicletas de ciudad, Bicicletas de montaña y Bicicletas eléctricas. Cada horario de recursos contiene las bicicletas individuales de ese tipo, y ahí es donde la tienda de alquiler controla qué bicicleta tiene cada cliente.
Los clientes nunca ven esos tres horarios. Solo ven el horario de servicios Alquiler de bicicletas, que los combina. Sus servicios se definen por tipo de bicicleta y duración del alquiler, por ejemplo “Bicicleta de ciudad ‑ medio día”, “Bicicleta de ciudad ‑ 1 día” y “Bicicleta de ciudad ‑ 2 días”, y cada servicio está conectado mediante Cualquiera de… a las bicicletas del horario de recursos correspondiente. Cuando un cliente elige “Bicicleta de ciudad ‑ 1 día” y una fecha, el calendario muestra disponibilidad siempre que al menos una bicicleta de ciudad esté libre ese día, y SuperSaaS asigna una bicicleta concreta al hacer la reserva.
Esta configuración te ofrece lo mejor de los dos mundos: los clientes eligen lo que les importa, el tipo de bicicleta y cuánto tiempo la necesitan, mientras que la elección que no les importa, qué bicicleta exactamente, se hace de forma automática.
Combina un grupo con otros recursos
Los recursos agrupados pueden combinarse con otros requisitos en una misma reserva. La documentación pone el ejemplo de una reserva de grupo para una excursión que necesita 5 bicicletas y un guía, en la que no importa qué guía ni qué bicicletas concretas se seleccionan del grupo. Para configurarlo, basta con añadir la opción Cualquiera de… al servicio varias veces, una por cada bicicleta, y añadir los guías como un segundo grupo. SuperSaaS entonces solo ofrece horas en las que cinco bicicletas y un guía estén libres a la vez, y los asigna al hacer la reserva.
Qué vista va dónde
Como el horario de servicios oculta al cliente los recursos individuales, la disposición horizontal importa sobre todo en el horario de recursos, donde tú y tu equipo consultáis la visión general completa. En un horario de servicios, la elección entre Vertical y Horizontal solo está disponible para la vista mensual. Así, una configuración típica para alquileres idénticos queda así:
- Horario de recursos, vista semanal horizontal, que usas tú para ver todas las unidades y sus reservas, y opcionalmente los clientes que quieren elegir una unidad concreta.
- Horario de servicios, conectado al grupo, que usan los clientes que solo quieren una unidad durante un periodo, como en la demostración Alquiler de bicicletas.
Si tus unidades son distintas y los clientes siempre deben elegir, puedes prescindir del horario de servicios por completo y compartir directamente el horario de recursos.
Pruébalo tú mismo
Abre la demostración Reservas de Unidades de Almacenamiento y alterna entre la vista semanal y el filtro para hacerte una idea de cómo se comporta un horario horizontal con muchos recursos, y prueba la demostración Alquiler de bicicletas para ver cómo se ven los recursos agrupados desde el lado del cliente. Después, crea una cuenta gratuita, añade tus propias unidades y establece la disposición en horizontal en Configurar > Disposición. La versión gratuita no tiene límite en el número de horarios, así que puedes montar la configuración completa antes de decidir si necesitas una suscripción de pago, que empieza en € 7. Si te atascas, nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarte.