Con más de 1,08 millones de personas de diversas industrias y sectores trabajando en espacios de coworking solo en Estados Unidos, estos espacios se han convertido en lugares de creación, innovación y oportunidades interesantes. Ofrecen beneficios como una comunidad vibrante de trabajadores, una solución rentable para pequeñas empresas y emprendedores, y comodidades de oficina sin los compromisos y gastos tradicionales asociados con ellos.
Otras estadísticas persuasivas incluyen:
- Estados Unidos tiene 18,3% de los espacios de coworking del mundo.
- Se espera que el mercado de coworking en Estados Unidos registre una CAGR de más del 11% entre 2022 y 2027.
- Casi tres cuartas partes de los espacios de coworking a nivel mundial se vuelven rentables dentro de los dos años de su lanzamiento.
- Statista estima que para finales de 2024, habrá 41.975 espacios de coworking en todo el mundo.
- Según la encuesta sobre el estado del trabajo remoto de 2023, el 22% de las empresas paga por membresías de coworking y el 38% de los encuestados desearía que sus empresas pagaran u ofrecieran la opción.
- A nivel mundial, se espera que el mercado de espacios de coworking aumente en $ 13,35 mil millones, o un 11% anual, de 2021 a 2025.
Para los empresarios de Estados Unidos, está claro que, cuando se gestiona bien, un espacio de coworking puede ser una empresa exitosa.
Si estás interesado en montar y gestionar este tipo de negocio, esta guía explica cómo hacerlo de la forma más rentable y sostenible.
4 PASOS PARA GESTIONAR CON ÉXITO UN ESPACIO DE COWORKING
Utiliza estos consejos para trazar el camino a seguir y configurar tu negocio:
Paso 1. Comienza con un modelo de negocio de espacio de coworking
El primer paso es crear un modelo de negocio sólido. Los tres aspectos más importantes son tu propuesta de venta única (PVU), los flujos de ingresos y los costos.
Desarrollar una PVU
El número de espacios de coworking está creciendo, por lo que debes diferenciar el tuyo del resto. Concéntrate en los siguientes puntos para comenzar a desarrollar el PVU de tu espacio de coworking:
Identifica tu público objetivo: Piensa en los sectores específicos que te gustaría que atrajera tu espacio, como empresas emergentes, autónomos, nómadas digitales o propietarios de pequeñas empresas. También puedes definir tu público objetivo en términos de edad, profesión y otros factores. Es posible que desees que tu espacio atraiga a consultores mayores, escritores independientes y periodistas de todas las edades, o diseñadores o programadores.
Define tu modelo de negocio: ¿Tendrás escritorios compartidos que las personas podrán utilizar por orden de llegada, o adoptarás un enfoque hotelero, en el que las personas reserven escritorios con antelación? No estás limitado a solo uno de estos enfoques, por lo que es posible que prefieras tener un modelo de hot desking y uno hotelero para atender a los visitantes de fuera de la ciudad y a tus miembros habituales.
Proporciona soluciones rentables: Ofrece soluciones que se adapten a los presupuestos de tu mercado objetivo. Las empresas que utilizan tu espacio de coworking tienen presupuestos mayores y potencialmente más requisitos que los autónomos o las personas que viajan por negocios.
Incluye varias soluciones, como paquetes que incluyen hot desking, Wi-Fi gratis, café sin fondo y uso de la cocina y el área común dirigidos a aquellos con presupuestos más reducidos. Para empresas emergentes o pequeñas empresas, puedes crear un paquete que incluya espacios de trabajo, el uso de una oficina, acceso quincenal a una sala de reuniones, acceso a la cocina y área común, diversas comodidades y café sin fondo.
Crea un espacio de trabajo funcional: planifica y crea espacios de trabajo y salas de conferencias y reuniones fáciles de reservar completamente equipadas con muebles, equipos, una cocina y otras comodidades que atraerán a tu público objetivo, así como una conexión a Internet confiable y servicios compartidos.
Si tu público objetivo es en gran medida un solo grupo de trabajadores independientes o pequeños, es posible que aprecien una combinación de áreas comunitarias y espacios tranquilos, oportunidades para establecer contactos y acceso las 24 horas, los 7 días de la semana a su espacio de coworking. Si se trata de trabajadores remotos, asegúrate de proporcionar una conexión a Internet estable, una sala de coworking y café sin límite. O, si te centras en pequeñas empresas, ofrece tecnología preparada para el futuro, costos operativos optimizados y administración de propiedades sin intervención.
Construye una comunidad: Alienta a profesionales con antecedentes similares a interactuar, compartir conocimientos y colaborar. Hay varias formas de hacerlo, como organizar reuniones sociales periódicas, reuniones de networking o reuniones sociales, y facilitar programas de tutoría. Si quieres ofrecer reservas por franjas u organizar a los usuarios por turnos, los conceptos de tipos de horario y combinar horarios pueden ayudarte.
Evalúa tus fuentes de ingresos
La principal fuente de ingresos de los espacios de coworking son las membresías que venden a particulares y empresas. Además de las membresías más largas, algunos espacios también venden pases de un día, ofrecen servicios adicionales y/o firman asociaciones potencialmente lucrativas.
Piensa en fuentes de ingresos como:
Cuotas de membresía: Ofrece una variedad de opciones de membresía, como diaria, mensual y anual.
También puedes crear paquetes de membresía, como:
- Membresías básicas por $ 30 por mes que incluyen un día sin cita previa por mes y acceso completo a todos los servicios.
- Membresías de tiempo completo por $ 300 por mes que incluyen el escritorio del miembro donde puede guardar y dejar sus pertenencias, así como acceso completo a todas las comodidades.
- Un paquete de fin de semana por $ 150 por mes, que incluye acceso ilimitado solo los fines de semana a escritorios compartidos, acceso completo a todas las comodidades, descuentos en entradas para eventos y descuentos en salas de reuniones o alquiler de escritorios compartidos entre semana.
Servicios adicionales: Piensa en los servicios adicionales que puedes ofrecer y cuánto cobrarás por ellos, como salas de conferencias y reuniones. Estos complementos pueden diferenciar tu espacio y hacerlo destacar entre la competencia. También puedes ir un paso más allá ofreciendo servicios como recogida y devolución en el aeropuerto, asistentes personales, personal de mantenimiento de oficina y servicios de limpieza, impresión offset, bebidas alcohólicas y alimentos y bebidas.
Posibles oportunidades de asociación: Intenta encontrar posibles oportunidades de asociación con proveedores de equipos técnicos, empresas de catering, marcas de café y refrigerios e incluso gimnasios pequeños. Si encuentras un gimnasio cercano con el que asociarse, pueden instalar una pequeña sala de gimnasio en tu espacio de coworking, o tus miembros pueden hacer ejercicio en sus instalaciones durante una hora al día o recibir una membresía de gimnasio con descuento.
Sé realista sobre los costos
Si bien estas empresas pueden tener costos iniciales relativamente bajos, es importante ser realista sobre el costo de iniciar un espacio de coworking. Obtén cotizaciones de costos como construcción, equipos, mobiliario de oficina, infraestructura y software de TI, licencias y permisos, servicios públicos, salarios del personal, marketing y publicidad, configuración de conectividad, seguros y honorarios legales.
Esta lista te da una idea de los costos potenciales de establecer este tipo de negocio en Estados Unidos:
Alquilar
$ 2.163–$ 7.000 por mes, que puede incluir:
- Alquiler base *Fianza inicial
- Utilidades *Estratos o cuotas de mantenimiento
Renovaciones estructurales
$ 465-$ 518 por pie cuadrado para trabajos como:
*Reparaciones de cimientos * Extensiones de espacio * Reestructuración de muros
Estos costos podrían ser aún mayores si contratas la ayuda de un ingeniero estructural, lo que puede costar hasta $ 15.000 además de los honorarios por hora de hasta $ 250 y una tarifa de construcción de entre el 5 % y el 10 %.
Mobiliario de oficina y diseño
$ 1.000–$ 1.500 por metro cuadrado para un paquete de equipamiento, que incluye:
- Pisos y escritorios nuevos.
- Sofás y sillas de escritorio actualizados. *Iluminación y lámparas modernas.
Infraestructura y tecnología
$ 2–$ 4 por pie cuadrado para un sistema de red más costos de equipo para:
- Computadoras de escritorio y monitores.
- Equipo de videoconferencia
- Escáneres e impresoras.
Seguro
$ 340,75 por mes para cobertura básica que abarca:
- Seguro de propiedad
- Seguro general de responsabilidad y patrimonio
- Fuego y seguridad física.
- Seguridad y privacidad de los datos.
Configuración legal y administrativa
$ 200–$ 1.000 por hora para honorarios de abogados por asistencia con:
- Registro de empresas
- Permisos de zonificación
- Cumplimiento de la política tributaria
- Redacción de contratos de membresía/arrendamiento.
Marketing y marca
$ 22.260 (o 5% de tus ingresos) para cubrir gastos como:
- Comercialización por correo electrónico
- Boletines
- Publicidad en redes sociales. *Optimización de motores de búsqueda (SEO)
Amenidades, suministros de oficina y mantenimiento
Los costos varían, dependiendo de tus opciones preferidas para opciones como:
- Servicios de limpieza *Enfriadores de agua *Máquinas expendedoras
- Plazas de aparcamiento
- Café y snacks de cortesía.
Paso 2. Consigue la ubicación y el diseño correctos de tu espacio de coworking
Piensa en la ubicación y el diseño de tu espacio de coworking, ya que estos elementos pueden ayudar a los posibles miembros a decidir unirse a tu comunidad. La ubicación y el diseño también tienen un impacto en la experiencia general de quienes utilizan tu espacio.
Si tu público objetivo son en su mayoría trabajadores independientes, es posible que prefieran trabajar en un espacio suburbano tranquilo y acogedor, mientras que las empresas emergentes de tecnología de rápido crecimiento que planean encontrar una oficina a largo plazo podrían preferir un espacio de coworking en un área urbana abarrotada y de fácil acceso que ofrezca amplias oportunidades de networking y otras oportunidades de negocios.
La ubicación que elijas debe ser accesible y estar cerca de servicios como restaurantes, tiendas y gimnasios. También debe ser seguro y estar en un área con una próspera comunidad de empresas, nuevas empresas y emprendedores. Puedes investigar áreas comprobando dónde se encuentran otros espacios de coworking y prestando atención a quién los usa y qué servicios hay cerca. Dedica algún tiempo conduciendo o caminando por esos vecindarios e investiga más en Google Maps.
Tu espacio de coworking debe tener un diseño abierto y flexible con espacios para grupos pequeños, áreas comunes y salas de reuniones, así como una combinación de estaciones de trabajo para escritorios compartidos, escritorios exclusivos, oficinas privadas y áreas sociales/de salón. Incluye servicios como una cocina común, instalaciones de impresión y escaneo, cabinas telefónicas privadas y salas de reuniones con equipo audiovisual de buena calidad. Asegúrate de que tu espacio tenga luz natural, espacios verdes y una identidad de marca coherente expresada a través de elementos de marca y diseño de interiores.
Paso 3. Considera la legalidad y el cumplimiento
Comprender los requisitos legales para garantizar el cumplimiento es una parte importante para saber cómo gestionar con éxito un espacio de coworking. Estos incluyen:
- Normas y políticas internas en materia de responsabilidad, morosidad, ruido y código de conducta para empleados y afiliados.
- Una estructura legal para tu negocio, como una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada.
- Cualquier licencia o permiso local necesario para operar un espacio de coworking.
- Registro preciso de tu actividad empresarial.
- Seguro empresarial.
- Contratos integrales de membresía.
Paso 4. Implementa estrategias clave para una gestión eficaz
Ahora que has sentado las bases, es hora de aprender a gestionar con éxito un espacio de coworking a diario.
Guíate por tu visión y misión: Deja que la misión y la visión de tu espacio de coworking guíen tus decisiones y den forma a la cultura y la atmósfera del espacio para servir mejor a tu mercado objetivo.
Por ejemplo, la misión de Regus es ayudar a millones de personas a tener un excelente día en el trabajo, todos los días. El proveedor de espacios de trabajo flexible cree en brindar a las empresas opciones, flexibilidad y acceso a una comunidad próspera. La misión de Hub Coworking Hawaii es crear diferentes espacios donde diferentes personas puedan sentirse seguras, ser productivas y ser bienvenidas e inspiradas para hacerlo bien y hacer el bien por Hawaii.
Contrata a las personas adecuadas: Reúne un equipo de personas con excelentes habilidades de comunicación que estén orientadas a la comunidad y al cliente. Asegúrate de que estén capacitados en sus respectivas tareas, comprendan la visión y misión de tu espacio y sean atentos, serviciales y receptivos.
Antes de comenzar el proceso de contratación, considera tu espacio de coworking, tus necesidades y las necesidades de tus miembros para ayudarte a identificar los roles clave que debes desempeñar. Ejemplos de roles clave incluyen un coordinador comunitario, un supervisor de TI, un promotor de marca o gerente de marketing, un asistente de operaciones y un asistente de desarrollo de membresía.
Una vez que hayas identificado los roles clave, desarrolla perfiles laborales integrales que describan los roles e incluyan expectativas claras y mensurables. Cuando hayas completado los perfiles de trabajo, anuncia en varias plataformas como Indeed o LinkedIn, en la sección Carrera o Trabaja con nosotros de tu sitio web, tus canales de redes sociales, foros de coworking y canales comunitarios.
Utiliza los siguientes consejos para incorporar a tus nuevos empleados:
- Planifica una sorpresa para su primer día, como invitarlos a almorzar.
- Personaliza la forma en que son bienvenidos, por ejemplo, llevándolos por el espacio y presentándolos a sus compañeros de equipo.
- Incrementar sus interacciones con su jefe inmediato.
- Organizar un ejercicio de team building con actividades para romper el hielo.
- Entrega a tus nuevos empleados copias y explicaciones de las descripciones de sus puestos.
- Sé accesible y consulta con ellos periódicamente durante el proceso de incorporación.
Aprovecha la tecnología: Utiliza la tecnología para simplificar la gestión y la administración y brindar a los miembros una experiencia profesional y de calidad. Automatiza tareas administrativas como reservas de habitaciones, facturación y registro de membresía con software de gestión de coworking.
SuperSaaS es una de estas tecnologías. Puedes utilizar esta solución para programar servicios como equipos y salas de reuniones, establecer reglas de reserva y políticas de cancelación, crear y usar listas de espera, definir eventos, personalizar confirmaciones y recordatorios por correo electrónico o SMS, integrar opciones de pago y limitar las reservas a miembros. También puedes ajustar la apariencia para que coincida con tu marca y puedes integrar un botón u horario de SuperSaaS en tu sitio web.
Proporciona a los miembros soluciones de hot desk modernas y versátiles junto con sólidas plataformas en línea para reuniones, comunicación e intercambio de recursos. Equipa espacios compartidos con herramientas avanzadas que faciliten conferencias y colaboración fluidas.
Por ejemplo, considera integrar tecnología como Neat Frame y Neat Bar, que ofrecen videoconferencias de alta calidad y funciones de visualización interactiva diseñadas para mejorar las reuniones virtuales y en persona.
Estas herramientas pueden agilizar la programación de eventos, garantizar una comunicación efectiva y brindar una experiencia general superior a tus miembros.
Evalúa y ajusta periódicamente: Ponte en contacto con los miembros a través de una plataforma CRM y recopila datos sobre el desempeño financiero y las tasas de ocupación para recopilar comentarios con regularidad. También puedes realizar un seguimiento de las interacciones y comunicaciones de CRM para identificar dónde puedes mejorar tu oferta.
Además, las encuestas y cuestionarios son excelentes para conocer a tu audiencia, recopilar comentarios y opiniones de los miembros y construir relaciones. Son fáciles de implementar y puedes crear preguntas específicas para obtener las respuestas que necesitas. Utiliza las sugerencias de los miembros y los datos que recopiles para identificar áreas de mejora y realizar cambios o adaptaciones que satisfagan las necesidades cambiantes de tu mercado objetivo.
Crea un espacio de coworking que impulse el éxito continuo
Saber gestionar con éxito un espacio de coworking requiere preparación, aprendizaje continuo y adaptación. Organizarse no ocurre de la noche a la mañana, pero con las herramientas, plataformas y sistemas adecuados, puedes poner en funcionamiento tu espacio y asegurarte de que ofreces a los miembros todo lo que necesitan para una experiencia de trabajo perfecta.
Utiliza la información de esta guía para crear un espacio de coworking único donde las personas y las empresas puedan prosperar.
Aprende cómo configurar un sistema de reservas o alquiler en este breve vídeo: