No más reservas duplicadas ni conflictos con un horario personal en tu sistema de reservas. SuperSaaS te permite personalizar la disponibilidad para tus citas, gestionar el horario de reserva y trabajar con varios calendarios a la vez. En esta entrada del blog explicamos las distintas formas de personalizar y mostrar la disponibilidad en SuperSaaS.
- Configurar la disponibilidad
- Controla cómo se muestra y aplica la disponibilidad en tu horario
- Gestionar tu disponibilidad con varios calendarios
Configurar la disponibilidad
1. Configura tu disponibilidad semanal recurrente en el horario
Gestiona tus días laborables y los horarios de apertura durante el cual quieres estar disponible. Puedes seleccionar en qué días quieres aceptar reservas, y también añadir los días libres para ti o para la organización. A continuación, introduce los horarios de apertura de cada día por separado.
Es poco práctico estar disponible durante todo el día cuando también quieres tener en cuenta la pausa del mediodía o reservar solo unas pocas horas al día para otras tareas. Puedes contemplar esto dividiendo los horarios de apertura de tu calendario.
Puedes establecer tu disponibilidad en Nombre del horario > Supervisar > Horarios de apertura, como se muestra:
2. Gestiona la disponibilidad para fechas concretas
Puede que tengas compromisos importantes en ciertos días, próximas vacaciones o quizás simplemente quieras bloquear algunos huecos de tu agenda. Gestiona estas excepciones cerrando por completo la agenda o creando horarios distintos para esas fechas concretas (o rango de fechas).
Puedes añadir estas excepciones al sistema en Nombre del horario > Supervisar > Días especiales > Nueva excepción, como se muestra:
Cuando hagas clic en el botón “Crear excepción” podrás ver los días especiales listados bajo “Excepciones de disponibilidad” en la misma página, encima de este recuadro.
Nota: es posible eliminar cualquiera o todas estas excepciones simplemente haciendo clic en el botón de la cruz roja en el lado derecho de cada excepción de día especial.
3. Limita el rango de fechas de tu disponibilidad
De forma predeterminada, tu horario está abierto para reservas durante un periodo indefinido. Puedes editar este intervalo de tiempo según tus necesidades individuales. Cuando gestionas un evento especial, taller o sesión disponible solo entre determinadas fechas, puedes elegir abrir tu horario únicamente durante un intervalo de tiempo concreto.
Puedes limitar la disponibilidad del horario durante un intervalo de tiempo dado en la pestaña Nombre del horario > Supervisar > Horarios de apertura, como se muestra:
Esto haría que tu horario no fuera accesible para los usuarios fuera del rango de fechas disponible.
4. Bloquea manualmente determinados huecos en tu horario
A veces puede que quieras bloquear ciertos huecos o determinados días de tu horario. Hay varias formas de bloquear tiempo en tu horario. Una de las formas más sencillas de bloquear determinados huecos o días en tu horario es ocupar el tiempo con una reserva propia. Como administrador, no estás sujeto a límites, así que puedes hacer fácilmente una reserva de varios días de duración (y evitar todas las restricciones de tiempo).
Para crear una reserva de varios días de duración, basta con hacer clic en Nombre del horario > Usar y pulsar sobre el calendario para crear la reserva. Aquí tienes un ejemplo de una reserva de varios días:
Este tipo de reserva cuenta como una sola reserva en el sistema y se suma a tu total.
Otras formas de bloquear tiempo incluyen crear excepciones para días especiales, ajustar temporalmente los horarios de apertura de tu horario y sincronizar tu horario de SuperSaaS con Google Calendar. Estas opciones te permiten bloquear tiempo en tu horario sin reducir las reservas del límite total disponible en tu cuenta.
Controla cómo se muestra y aplica la disponibilidad en tu horario
5. Gestiona las horas visibles en tu horario
Las reuniones pueden ocupar gran parte de tu día, y unos horarios de reuniones irregulares pueden afectar tu productividad. Aunque no puedes cambiar el horario de trabajo, sí puedes animar a los usuarios a crear una cita dentro de ciertas horas. Puedes lograrlo gestionando las horas visibles en tu horario de reservas.
Puedes controlar las horas visibles en tu horario en la pestaña Nombre del horario > Configurar > Disposición, como se muestra:
Ten en cuenta: las horas visibles son distintas de los horarios de apertura de tu horario. Las horas visibles son las horas que ven tus usuarios en el calendario, mientras que los horarios de apertura son las horas en las que tus usuarios pueden hacer reservas en tu horario.
6. Permite que los usuarios o superusuarios creen reservas fuera de los horarios de apertura
Usa la información sobre los horarios de apertura para que tu horario resulte visualmente atractiva. Para comodidad de tus usuarios, puedes permitirles reservar una cita fuera de los horarios de apertura.
Puedes permitir reservas fuera de los horarios de apertura en Nombre del horario > Configurar > Horarios de apertura, como se muestra a continuación:
En cambio, si solo quieres limitar esta función al administrador y a los miembros del equipo (superusuarios del sistema), puedes elegir esta opción en Nombre del horario > Supervisar > Horarios de apertura, como se muestra:
7. Asegúrate de que todas las citas entren dentro de tus horarios de apertura
No te frustres cuando la hora de finalización de una cita quede fuera de tus horarios de apertura. Asegúrate de que el sistema solo acepte citas dentro de los horarios de apertura.
Puedes lograrlo en Nombre del horario > Supervisar > Horarios de apertura, como se muestra:
Gestionar tu disponibilidad con varios calendarios
8. Evita conflictos con compromisos personales sincronizando con Google Calendar
No más reservas duplicadas ni citas oficiales que coincidan con tus compromisos personales. Simplemente sincroniza tu calendario de Google con tu horario de SuperSaaS y evita citas solapadas. Sigue este breve video tutorial para configurar tu sincronización con Google Calendar:
Lee nuestra entrada anterior del blog, donde explicamos cómo obtener actualizaciones instantáneas desde tu horario de SuperSaaS a tu Google Calendar.
9. Mantén todos los calendarios al día añadiendo los detalles de tus citas desde SuperSaaS
Gestionar varios calendarios puede volverse tedioso rápidamente. Quieres facilitarte a ti y a tus clientes la sincronización de los detalles de las citas con otros programas de calendario. Puedes añadir fácilmente tus reservas de SuperSaaS a otros calendarios exportando las citas a otros calendarios.
Exporta cada reserva de forma individual
Puedes exportar reservas individuales haciendo clic en el hueco de la cita y luego en el pequeño botón iCal situado en la esquina inferior derecha del hueco, como se muestra:
Cuando abras este archivo iCal en otros programas de calendario, la información de la cita se añadirá directamente a tu calendario.
Permite que tus clientes añadan los detalles de la reserva a su calendario
Cada vez que un usuario hace una reserva, puedes adjuntar automáticamente los detalles en la notificación como un archivo iCal. Puedes lograrlo usando la palabra mágica $ical en tus mensajes de notificación.
Nota: las palabras mágicas son texto automático que se reemplaza automáticamente por algún valor dinámico cuando se genera el mensaje. Puedes encontrar la lista completa de palabras mágicas en nuestra documentación de soporte.
Puedes personalizar tus mensajes para que contengan el archivo iCal en la pestaña Nombre del horario > Configurar > Disposición, como se muestra:
Si conservas el mensaje predeterminado, simplemente puedes añadir la palabra mágica $ical al recuadro anterior. Aquí tienes una vista general de cómo aparecerá tu mensaje de confirmación para un usuario de Gmail:
El correo electrónico puede aparecer en un formato distinto para otros proveedores de correo. Sin embargo, el archivo iCal siempre se adjuntará al correo, independientemente del proveedor.
CONSEJO: lee nuestra entrada del blog sobre cómo personalizar tus correos electrónicos y mensajes de texto.
Además de personalizar tu disponibilidad, también puedes añadir disponibilidad avanzada o restricciones de reserva. Puedes encontrar más información sobre cómo configurar estas restricciones de reserva aquí.
Si tienes preguntas concretas sobre cómo configurar tu disponibilidad en SuperSaaS, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.