¿Alguna vez te has preguntado cuál es la mejor manera de recopilar archivos de tus clientes? Recibir archivos por correo electrónico puede resultar abrumador y la gestión de archivos puede resultar tediosa y caótica. Descubre cómo la integración de Dropbox para SuperSaaS puede ayudarte a recopilar datos de tus clientes de forma segura y mantenerlos organizados. Si usas formularios en la reserva, el artículo de formularios personalizados te ayudará a ver cómo encaja esta pieza.
Recopilación de datos a través de formularios
Agregar formularios al proceso de reserva permite a tus clientes proporcionar información adicional y subir archivos. Desde cartas de presentación y currículums hasta formularios de solicitud, pueden enviarlo todo a través de un solo formulario. Todos los documentos enviados por tus clientes se subirán inmediatamente desde el navegador del cliente a la carpeta vinculada en tu cuenta de Dropbox.
Al crear un formulario, tienes la opción de integrar un botón para subir archivos, que luego te solicita que te vincules a Dropbox. En nuestra documentación explicamos en detalle cómo puedes vincular tu Dropbox a tu cuenta SuperSaaS. Después de vincular Dropbox, puedes agregar un botón “Subir archivo” a tu formulario. Cada botón le permite a tu cliente subir exactamente un documento. Si tus clientes necesitan subir varios archivos, puedes añadir varios botones a tu formulario.
Múltiples formularios
En SuperSaaS, puedes crear múltiples formularios para diversos propósitos. Por ejemplo, un fotógrafo podría permitir a los clientes subir imágenes de inspiración al programar una sesión fotográfica, o un instituto de idiomas podría recopilar tareas para cada próxima clase. Así como los formularios se pueden utilizar para diferentes objetivos, también se pueden utilizar de diversas maneras.
Vincular un formulario a un (nuevo) usuario
¿Quieres que los clientes envíen solo ciertos archivos o información una vez? Entonces quizás quieras considerar agregar un formulario a un usuario en lugar de una reserva. Cuando se agrega un formulario a un usuario, tus clientes solo tienen que completar el formulario cuando se registran como nuevo usuario. ¿Ya tienes clientes con una cuenta existente? No te preocupes, puedes agregar el formulario al proceso de registro y permitir que los usuarios existentes lo completen la próxima vez que inicien sesión en su cuenta usando la configuración “Como arriba, pero también exigir que los usuarios existentes sin formulario rellenen uno en su próxima visita”.
Los formularios vinculados a usuarios son excelentes cuando deseas usarlos como formularios de registro para membresías, estudiantes o para comunicar tus términos y acuerdos.
En un proceso de reserva
Agregar formularios al proceso de reserva tiene muchas ventajas. Crea la oportunidad para que ofrezcas servicios adicionales, proporciones información o solicites los archivos necesarios para la cita. Los formularios SuperSaaS son útiles cuando los clientes no necesitan una cuenta para reservar contigo, pero aún así tú necesitas recopilar información importante para su reserva.
Independiente
Los formularios no necesariamente tienen que estar vinculados a un proceso de reserva o a un usuario, sino que pueden usarse solos. Al crear un formulario, puedes optar por crear formularios listos para la integración o utilizarlos de forma independiente. También puedes convertir formularios independientes en formularios integrados y viceversa.
La mayor diferencia entre los dos es que un formulario independiente tiene su propia URL. Tu audiencia puede acceder fácilmente a un formulario independiente a través de tu sitio web o mediante un enlace compartido por ti. Los formularios independientes pueden resultar útiles para recopilar comentarios sobre tu servicio o como formulario de registro para un evento especial.
Dropbox crea automáticamente carpetas separadas para cada formulario si tienes varios. Esto hace que tu panel de Dropbox esté mucho más organizado.
Disposición del archivo
Recopilar datos de varios clientes puede resultar abrumador si no se organiza correctamente. La forma más sencilla de recopilar archivos es descargándolos directamente desde los formularios en SuperSaaS. Los archivos del formulario se descargan desde tu Dropbox a tu computadora. En el formulario bajo Supervisar, puedes recopilar archivos fácilmente y almacenarlos por respuesta. Durante todo el proceso no se guarda ni se procesa ningún archivo en nuestros servidores SuperSaaS.
Si la descarga de archivos lleva demasiado tiempo, otra forma de reconocer qué archivo pertenece a qué cliente es permitir que los usuarios inicien sesión o creen una cuenta. El nombre de usuario del cliente se incluirá automáticamente en el nombre del archivo cuando se suba a la carpeta de Dropbox. Tú decides si los usuarios se registran con su correo electrónico o crean un nombre de inicio de sesión personal en la página Control de acceso en tu Panel de control.
Los archivos subidos no conservarán su nombre de archivo original cuando se almacenen en un formulario. Por ejemplo, un documento subido con el nombre de archivo JaneDoeCV aparecerá como Nombre de usuario-combinación-aleatoria-de-números-y-letras. Vea el siguiente ejemplo:
Los documentos subidos por usuarios sin un nombre de usuario (por ejemplo, cuando se utiliza un formulario fuera de un proceso de reserva) no tendrán un nombre de usuario adjunto, sino que solo recibirán un nombre de archivo genérico. Para crear una descripción general en Dropbox, es posible que desees ordenar los archivos por tipo, extensión o modificado.
Tipo divide los archivos en varios tipos, como imágenes y documentos. No confundir con el filtro de extensión. Con este filtro, puedes ver fácilmente qué archivos son documentos o imágenes. Es conveniente cuando necesitas recopilar diferentes tipos de archivos.
Extensión clasifica archivos en formatos. Con el filtro de tipo, los documentos con diferentes formatos pueden pertenecer al mismo tipo; sin embargo, con el filtro de extensión, los archivos solo se agrupan cuando tienen el mismo formato. Por ejemplo, en tipo, lo más probable es que un archivo PDF se agrupe como un documento, pero en el filtro extensión, el PDF solo se puede encontrar con otros archivos PDF.
Modificado muestra los archivos en el orden de su última edición o de su última adición. Esto puede resultar útil cuando necesites los últimos archivos agregados a tu carpeta.
Más consejos para la organización de archivos
Dropbox ofrece funciones de automatización para automatizar carpetas, lo que hace que organizar archivos sea aún más conveniente. Con la automatización de Dropbox, puedes elegir una categoría para ordenar archivos, establecer reglas para cambiar el nombre de los archivos automáticamente o crear etiquetas para organizar y buscar archivos. Cada carpeta solo puede utilizar una automatización.
La opción de cambio de nombre de archivos, también llamada convención de nomenclatura en Dropbox, puede resultar útil al almacenar archivos de formularios. Observaremos la configuración fecha de subida; pero hay muchas más opciones que puedes usar como mejor te parezca.
Fecha de subida: Con esta función, Dropbox agrega automáticamente la fecha de subida al nombre del archivo, lo que facilita ver en qué fecha se subieron los archivos. A pesar de tener el filtro modificado, con la convención de nomenclatura de fecha de subida, puedes ver inmediatamente en qué fecha se crearon y agregaron los archivos a la carpeta.
En resumen
Utiliza formularios para permitir que los clientes carguen archivos en SuperSaaS. Los formularios se pueden vincular a un proceso de reserva, pero también se pueden utilizar como formulario independiente. Todos los archivos subidos se almacenan en tu cuenta de Dropbox vinculada, donde puedes recuperar documentos. Dropbox crea carpetas separadas para cada formulario. Los documentos subidos no conservarán su nombre de archivo original, sino que recibirán un nombre de archivo genérico, lo que dificultará identificar a qué cliente pertenece el archivo. Como solución, deja que tus clientes completen el formulario después de iniciar sesión, o usa la convención de nomenclatura de Dropbox para identificar qué usuario cargó archivos o en qué fecha se agregaron los archivos a tu carpeta de Dropbox.