Los empleados están regresando a las oficinas en todas partes, pero la vida en la oficina ya no es la misma que antes. Es posible que te hayas mudado a una oficina más pequeña o a un espacio de trabajo conjunto, donde es posible que se compartan espacios de trabajo. En esos casos, utilizar un sistema de reservas online puede ayudar a garantizar que haya un escritorio o espacio de trabajo libre para todos. ¿Tu oficina tiene salas de reuniones? Crea un horario adicional y da acceso a todos los empleados.
Cómo crear el horario de tu oficina
Puedes crear horarios de recursos en SuperSaaS para cada espacio de trabajo y combinarlos todos en un horario de servicios. De esta manera puedes ver todos los espacios de trabajo en una descripción general organizada.
La forma más rápida y sencilla es crear un solo horario para varios recursos, que incluya cada espacio de trabajo disponible como un recurso que los empleados pueden reservar. Luego, crea un horario de servicios que utiliza esos recursos y deja a los empleados reservar los servicios.
Si no necesitas una descripción general, también es una opción un horario de capacidad con ranuras de tiempo. En ese caso, puedes limitar la capacidad para cada ranura de tiempo. Esto garantiza que haya suficientes escritorios para cada empleado, pero que tengan la libertad de elegir un espacio de trabajo vacío al llegar. Opcionalmente, puedes agregar una lista de espera para llenar los espacios de trabajo que queden vacíos debido a una enfermedad.
Obtén más información sobre los diferentes tipos de horario.
Aprende cómo configurar un sistema de reservas o alquiler en este breve vídeo:
Nota: No hay límite en la cantidad de horarios que puedes crear, incluso con la versión gratuita, por lo que no importa cuántos espacios de oficina tengas.
Crea un horario para tus salas de reuniones, para que puedas reunirte con los clientes
Para tus salas de reuniones probablemente sea más fácil crear un horario adicional. Puedes optar por utilizar un horario de capacidad si necesitas limitar la cantidad de personas que pueden compartir la sala, o un horario de recursos si solo permites que una persona reserve la sala en un momento específico. Además, si tu oficina recibe clientes, también puedes utilizar el horario de la sala de reuniones para reservar una zona de reunión tranquila y garantizar que no se superpongan ni se dupliquen las reservas.
Lee más sobre cómo configurar un horario para tu sala de reuniones en nuestro tutorial.
Agrega listas de espera para cuando todos los espacios de oficina estén ocupados
Es posible agregar una lista de espera, para que los empleados puedan inscribirse si el calendario de la oficina ya está lleno. En SuperSaaS, esta opción está disponible para todos los horarios de capacidad. Entonces, si un empleado se enferma o decide trabajar desde casa, el siguiente empleado en la lista de espera recibirá una notificación y podrá ir a la oficina ese día. Con esta función aún puedes aprovechar al máximo el espacio de tu oficina sin tener que administrar la capacidad manualmente.
Explora cómo implementar una lista de espera.
Considera utilizar un sistema de créditos para distribuir el espacio de manera uniforme
Es posible que desees que la oficina esté disponible para todos por igual. Una gran solución sería dar créditos a todos los empleados. Pueden “gastar” el crédito en reservar un espacio de trabajo en la oficina. De esta manera podrás asegurarte de que todos tengan la oportunidad de trabajar en la oficina.
Consejo: Si deseas restablecer automáticamente los niveles de crédito cada mes, puedes configurar un crédito inicial que se restablezca cada mes. De esta manera, no tendrás que agregar más crédito manualmente cada vez que un empleado se quede sin crédito. Por supuesto, podría ser más fácil realizar un seguimiento de la asistencia si agregas el crédito tú mismo.
Lee nuestro tutorial sobre cómo implementar un sistema de créditos.
Notifica a tus empleados sobre las nuevas políticas de la empresa
Para asegurarte de que tus empleados estén actualizados sobre las políticas de la empresa nuevas o existentes, puedes optar por notificarles por correo electrónico o mensaje de texto. Si tus empleados comparten sus escritorios, podría resultar útil enviar una notificación antes de un día laboral en la oficina para recordar a todos que despejen sus escritorios al final del día.
Aprende cómo configurar recordatorios para tu oficina.
Otra opción sería agregar un formulario a tu proceso de reserva para informar a tus empleados sobre las políticas de tu empresa. También puedes agregar una casilla de verificación, para que los empleados tengan que indicar que han leído las políticas antes de poder continuar. Esto puede resultar especialmente útil si deseas comprobar que los empleados hayan leído las nuevas actualizaciones.
Obtén más información sobre cómo configurar un formulario.
Si estás utilizando un horario de capacidad y no deseas enviar una copia de la política de tu empresa cada vez que un empleado planifique un día de oficina, puedes optar por enviar una notificación manualmente (en tu propia aplicación de correo). Puedes copiar y pegar fácilmente las direcciones de correo electrónico de cada usuario que reservó una ranura de tiempo específico yendo a Supervisar > Resumen, luego haciendo clic en la lupa al lado de dicha ranura de tiempo para abrirlo y, finalmente, haciendo clic en el enlace “Mostrar correo” para ver una lista de direcciones de correo electrónico de participantes.
Comienza con la versión gratuita
Crea una cuenta ahora y comienza a ahorrar tiempo y energía en la administración de la capacidad de su oficina. Utiliza la versión gratuita con publicidad de SuperSaaS para configurar tu horario y prueba la configuración hasta que estés satisfecho. Las suscripciones de pago sin publicidad comienzan en € 7 y deberían ser suficientes para la mayoría de las oficinas. Si te quedas atascado y necesitas ayuda, puedes comunicarte con nuestro equipo de soporte.