¿Quién es Mosaic Erie y por qué deberías leer este caso práctico?
Mosaic Erie fue fundada en octubre de 2017 por Chris y Christine. Mosaic Erie (MoE) nació como un estudio fotográfico compartido para resolver el problema de alquilar espacio durante períodos cortos de tiempo y para permitir que particulares o pequeñas empresas utilizaran el espacio compartido para impartir clases y talleres. Esta es la historia de cómo MoE utilizó la programación de reservas online para automatizar sus procedimientos de reserva y aumentar la eficiencia empresarial.
Si quieres entender cómo desarrollar tu propio horario de reservas online para tus clases, talleres, eventos o alquileres de espacio, a continuación encontrarás todos los pasos necesarios que explican cómo puedes adoptar el sistema de reservas online de SuperSaaS para automatizar tu negocio.
¿Por qué Mosaic Erie buscaba un sistema de reservas online?
En pocas semanas desde su lanzamiento, MoE empezó a recibir un aluvión de consultas sobre disponibilidad de salas, precios de alquiler, procedimiento de reserva, horarios de las clases y disponibilidad de plazas. A medida que aumentaba el número de reservas, la tarea de gestionar manualmente los horarios de las clases por teléfono y correo electrónico se volvió pesada y consumía mucho tiempo. Esta creciente carga administrativa hizo que MoE investigara cómo automatizar todo su proceso de programación. Tras revisar sus opciones, MoE adoptó SuperSaaS para su software de programación de reservas online con el fin de gestionar las reservas de sus clases y su solución de alquiler de espacios. El objetivo final: hacer que su sistema de reservas fuera flexible, fácil de usar y más transparente.
La solución: un horario en línea para alquiler de espacios y reservas de clases
Paso 1: Comprender los requisitos
El primer paso para resolver cualquier problema es entender la cuestión exacta e identificar las posibles soluciones. MoE determinó que la mejor solución posible para su problema era crear dos sistemas de reservas separados. Primero, un horario para gestionar reservas individuales para espacios compartidos. Y segundo, un horario para estudiantes en la que pudieran ver y reservar las clases y talleres disponibles.
Paso 2: Elegir un tipo de horario para cada uno de los requisitos
SuperSaaS ofrece tres tipos de horario para adaptarse a distintos usos, situaciones y negocios. Seleccionar el horario más adecuado para tus requisitos es uno de los pasos más importantes al configurar el sistema de SuperSaaS.
Horario de alquiler de espacios. Un horario de recursos es un horario organizado en torno a personas o eventos individuales. Como el espacio disponible para reservas es un recurso limitado y solo está disponible durante períodos de tiempo concretos, MoE creó un horario de recursos como solución para el alquiler de espacios.
Aprende cómo configurar un sistema de reservas en este breve vídeo:
Horario de clases/talleres. Un horario de capacidad es un horario que funciona mejor para eventos grupales como clases y talleres. Cada una de las clases/talleres de MoE tiene un precio diferente con una capacidad de inscripción distinta, por lo que MoE creó un horario de capacidad para la gestión de clases y talleres.
Aprende cómo configurar un sistema de reserva de clases o eventos en este breve vídeo:
Paso 3: Configurar el proceso de reserva para los usuarios finales
Una vez seleccionados y configurados los tipos de horario, la puesta en marcha estaba completa, y MoE tendría que personalizar a continuación el proceso real de reserva que seguirían los usuarios, como se muestra en la figura inferior:
Figura 1: proceso de reserva de alquiler de espacios de MoE
¿Se debe permitir o no que los usuarios hagan reservas repetidas? ¿Se permite a los usuarios unirse a una lista de espera en caso de cancelación de una reserva? ¿Cuáles son los horarios de apertura del negocio? ¿Las reservas requieren pago o aprobación? ¿Puede el usuario aplicar un código de descuento para obtener ofertas? ¿Deben confirmarse las nuevas citas? ¿A quién? ¿Con qué frecuencia debería MoE enviar correos de recordatorio y seguimiento? ¿A dónde se redirige al usuario una vez completada la reserva? SuperSaaS ofrece un control muy detallado sobre cada uno de estos aspectos del proceso de reserva, y MoE respondió a muchas de estas preguntas para crear un flujo de proceso bien definido para su calendario de SuperSaaS.
Una vez completadas las personalizaciones del horario de alquiler de espacios, MoE procedió a crear el segundo horario para programar las clases y talleres de los estudiantes.
El segundo horario de reservas debía permitir que los estudiantes reservaran las clases y talleres tal como los había listado Mosaic Erie. ¿Debían repetirse las clases a diario, semanalmente, cada dos semanas, mensualmente por fecha o mensualmente por día, todo ello hasta una fecha final determinada? ¿Cuál es el límite superior para cada clase/taller? MoE respondió a estas cuestiones clave para ofrecer un horario más potente y muy personalizada con un proceso de reserva como el que se muestra a continuación:
Figura 2: proceso de reserva de clases/talleres de MoE
Paso 4: Configurar el pago
Para aceptar pagos de los usuarios por las clases y talleres, MoE configuró su solución de pago para el modo de cobro de pagos en línea. Experimentando con los flexibles métodos de pago de SuperSaaS, MoE personalizó su sección de pagos para ofrecer paquetes para artículos concretos y descuentos y ofertas promocionales exclusivas para atraer a nuevos usuarios.
Paso 5: Probar el horario como usuario final
Una vez completada la configuración del horario, MoE probó la vista externa del calendario, que aparece como se muestra a continuación:
Figura 3: vista externa del calendario de MoE mostrando los detalles que MoE solicita a sus usuarios
Paso 6: Compartir el horario para empezar a reservar
Para fomentar el acceso fácil a las reservas, MoE comparte su calendario de programación online en el contenido promocional de su sitio web y en las plataformas de redes sociales. Aquí tienes un ejemplo de cómo MoE comparte un enlace al calendario con los usuarios y sus seguidores en redes sociales:
Figura 4: MoE comparte un enlace a su sistema de programación de citas en línea en la página de Facebook
Cambiar a la programación en línea aportó varias ventajas a MoE
En pocas horas, MoE transformó todo su proceso de reservas en un sistema de reservas online completamente automatizado, profesional y fácil de usar. El proceso de programación ahora es más claro y sencillo para el equipo de MoE, para los particulares/empresas y para los estudiantes. Trasladar sus reservas de citas a un sistema en línea ahora permite a MoE ofrecer mayor flexibilidad a sus usuarios y disponibilidad 24/7. MoE también ha visto un ahorro de costes de hasta un 80% gracias a una mejor compartición de la información en los lugares adecuados, un aumento de la eficiencia del tiempo de hasta un 20% y un crecimiento general del negocio gracias a herramientas de conversión y alcance como los recordatorios por correo electrónico, que reducen las ausencias.
¿Qué es SuperSaaS?
SuperSaaS es una aplicación de programación de citas en línea flexible, accesible y altamente personalizable. Algunas de las funciones más importantes incluyen reservas rápidas y sin complicaciones, personalización fácil de usar, compatibilidad móvil, integraciones con Google Calendar y Outlook, y procesamiento de pagos.
SuperSaaS puede ser utilizado por escuelas, universidades, fotógrafos, terapeutas, instituciones médicas, paseadores de perros y otros servicios de cuidado de mascotas, entrenadores y negocios similares basados en la enseñanza, profesores de yoga, entrenadores personales, escuelas de cocina, negocios de viajes y turismo, mantenimiento de automóviles, gimnasios, empresas de ocio, reservas de hotel/hospedaje, salones de belleza, profesionales de reparaciones, servicios financieros, tiendas y mucho más. El sistema es adecuado para muchas aplicaciones, como reservas de salas de reuniones, alquileres, eventos, seminarios web, etc.
SuperSaaS ofrece a empresas y organizaciones la capacidad de transformar una tarea manual y engorrosa en un sistema eficaz y fácil de usar. Si tienes alguna duda sobre el sistema de reservas online, ponte en contacto con nosotros.
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