Nota: Ahora ofrecemos una integración de Zoom que proporciona una forma aún más sencilla de conectar tu calendario SuperSaaS a Zoom. Encuentra más información sobre cómo configurarlo en nuestra documentación de videoconferencias
En el creciente panorama digital, pero especialmente en el último año y medio durante la pandemia, hay un cambio visible de las reuniones en persona, en la oficina, al trabajo remoto con más frecuencia y al uso de aplicaciones digitales como Zoom para mantenerse en contacto. Es comprensible que esto signifique que notamos un aumento en las preguntas sobre si es posible integrar el software de videoconferencia en su calendario SuperSaaS y cómo hacerlo.
En este blog explicaremos las posibilidades de integrar Zoom y proporcionaremos una guía paso a paso sobre cómo configurarlo. Además, te brindaremos algunas aplicaciones de videoconferencia alternativas que pueden usarse en combinación con SuperSaaS.
Hay dos opciones para integrar Zoom con SuperSaaS. Cuál es mejor para ti depende de tus necesidades y preferencias personales.
Opción 1: usar tu ID de reunión personal
La forma más sencilla es utilizar tu ID de reunión personal, que te proporciona Zoom y dirige a cualquiera que lo utilice a su sala de reuniones personal. El ID es siempre el mismo y por lo tanto no requiere ningún ajuste antes de enviarlo a un cliente para una cita. Esto significa que puedes compartir esta misma información con todos.
Una forma rápida y sencilla de asegurarte de que todos tus clientes reciban estos detalles es agregándolos al correo electrónico de confirmación y/o al correo electrónico de recordatorio que envía SuperSaaS. Por supuesto, para poder utilizar esto es importante que tengas confirmaciones por correo electrónico habilitadas y recopiles la dirección de correo electrónico de los clientes durante el proceso de reserva.
En el menú Configurar, ve a la pestaña Proceso y asegúrate de que se requiera esa dirección de correo electrónico para cada reserva.
En la misma pestaña, puedes encontrar la configuración para enviar correos electrónicos de confirmación. Aquí seleccionas la última opción: “Siempre mandar confirmación, a menos que fue un superusuario o el administrador”.
Si también deseas enviar un correo electrónico de recordatorio a tus clientes antes de su cita, puedes encontrar esta configuración un poco más abajo.
Ahora que nos hemos asegurado de que los correos electrónicos se envíen a los clientes, pasamos a la pestaña Disposición donde podemos crear mensajes personalizados. Probablemente querrás agregar tus datos de Zoom tanto a los correos electrónicos de confirmación como a los de recordatorio, por si acaso.
Esto es bastante sencillo. En Zoom, puedes “copiar la invitación” para tener todos los detalles a mano y decidir tú mismo qué información deseas compartir en los correos electrónicos.
Cualquier información ingresada aquí se agregará al correo electrónico genérico que envía el sistema, por lo que puedes estar seguro de que todos tus clientes recibirán esta información. Si deseas personalizar completamente tu propio correo electrónico y escribir tu propio mensaje, echa un vistazo a nuestro blog sobre personalización de correos electrónicos.
Debido a que estás utilizando la misma sala de reuniones para todos, es posible que también desees programar un tiempo de amortiguación entre reuniones. De esta manera, cuando un cliente inicia sesión un poco antes, no interrumpirá la reunión que aún está en curso con otro cliente. Además, Zoom tiene una función de sala de espera que puedes habilitar.
Opción 2: usar webhooks para una configuración más avanzada
Se puede lograr una configuración más avanzada, donde Zoom puede crear automáticamente nuevas salas de reuniones (únicas) para cada reunión, utilizando webhooks. Los webhooks son una de las pocas formas en que las aplicaciones web pueden comunicarse entre sí. Te permite enviar datos en tiempo real de una aplicación a otra cada vez que ocurre un evento determinado. Se pueden configurar manualmente o, cuando no tengas tantos conocimientos de programación, utilizando flujos de trabajo prediseñados de Zapier.com o Make. En este blog utilizaremos los flujos de trabajo prediseñados de Zapier; El proceso de Make.com será muy similar.
Deberás crear una cuenta en su sitio antes de poder configurar un webhook con SuperSaaS. Zapier y Make.com ofrecen una versión de prueba y un nivel gratuito para usuarios pequeños.
En tu Panel de control de Zapier, seleccione ‘Crear un Zap’ para comenzar a crear un webhook.
Paso 1: Establece un activador
- Seleccionar aplicación: en la ventana de búsqueda, escribe SuperSaaS.
- Evento desencadenante: Esta es la acción que inicia el webhook. En este caso, puede ser ‘recordatorio o seguimiento’ o ‘nueva cita’, dependiendo de cuándo desees que se cree la reunión en tu cuenta de Zoom.
- Selecciona tu cuenta de SuperSaaS (sincroniza SuperSaaS si aún no lo has hecho).
- Selecciona para qué horario de tu cuenta deseas configurar el webhook.
- Si has seleccionado ‘recordatorio o seguimiento’ te preguntará cuál de estas dos acciones va a ser el desencadenante. En la mayoría de los casos, este será el recordatorio (el seguimiento solo funciona si lo has configurado como segundo recordatorio.)
- Probar y continuar.
Paso 2: Establece una acción
Seleccionar aplicación: en la ventana de búsqueda, escribe Zoom.
Evento de acción: Esta es la acción que se realiza cuando se ejecuta el webhook. En este caso, deseas crear una reunión en tu cuenta de Zoom.
- Selecciona tu cuenta de Zoom (sincroniza Zoom si aún no lo has hecho).
- Configurar acción: Aquí completas los detalles del evento de Zoom que se va a crear, por ejemplo, un tema, zona horaria y/o duración.
- Probar y continuar.
- Activar zap.
Tu webhook ya está listo y funcionando. Puedes apagarlo y encenderlo como quieras. Ten en cuenta que cuando actives este webhook, ya no se enviará el mensaje recordatorio de SuperSaaS. En su lugar, creará una reunión en tu aplicación Zoom.
Es posible que también desees enviar un correo electrónico a tus usuarios con la información de Zoom. Esto se puede hacer agregando otro paso de acción al webhook. Sin embargo, para crear un webhook con más de una acción necesitarás un plan de pago.
Paso 3: Establece una acción
Seleccionar aplicación: en la ventana de búsqueda, escribe Mail by Zapier.
Evento de acción: Quieres enviar un correo saliente.
- Configurar acción: Este paso te permite crear el correo electrónico que se enviará a tu usuario. El sistema puede tomar datos de la cita para generar el correo electrónico, similar a autotexto. Esto te permite, por ejemplo, dirigirte a los usuarios por su nombre o enviarles detalles específicos de la cita.
Para enviar el enlace de Zoom, deberás asegurarte de que se incluya la “URL de unión” en el mensaje.
- Probar y continuar.
- Activar zap.
A partir de ese momento, Zapier creará automáticamente una nueva reunión en Zoom y luego enviará un correo electrónico a tu cliente con la información, de modo que tenga todos los detalles que necesita.
Una opción alternativa para este paso sería configurar el correo electrónico de seguimiento en SuperSaaS como un segundo recordatorio, de modo que tus clientes seguirán recibiendo un correo electrónico con toda la información.
¿Existen alternativas?
Por supuesto. Por nombrar solo algunos: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Cualquier software de videoconferencia que te proporcione una ID/URL de reunión personal se puede utilizar con SuperSaaS, siguiendo los pasos de ID de reunión personal como se describe en este blog.
¡Con estos pasos podrás configurar con éxito tus reuniones por videoconferencia! No dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte si tienes alguna pregunta adicional con respecto a las instrucciones anteriores.
Obtén más información sobre cómo realizar reuniones remotas exitosas.