SuperSaaS es infinitamente personalizable; sin embargo, puede resultar complicado descubrir todas las funciones útiles. En este artículo, destacamos algunos consejos y trucos para aprovechar al máximo SuperSaaS para los equipos de ventas y gestión de cuentas.
- Elige un tipo de horario apropiado para tus requisitos
- Coordina múltiples horarios automáticamente
- Permite que los clientes seleccionen el miembro de tu equipo preferido
- Asigna cualquier miembro del equipo a una tarea
- Duración de reuniones predefinidas
- Usar el horario de capacidad para eventos grupales
- Ejerce más control sobre tu horario
- Evita reuniones de última hora
- Tómate un descanso añadiendo tiempo de reserva entre reuniones
- Evita que las reuniones consuman tu vida
- Establecer restricciones de horas de inicio
- Redondeo de la hora de finalización de la cita
- Aprueba tus reservas
- Recibe una notificación por correo electrónico o mensaje de texto cada vez que alguien cree una reserva
- Recibe notificaciones en tu teléfono móvil
- Agiliza tu comunicación
- Reduce el ping-pong del correo electrónico
- Personaliza tus correos electrónicos
- Envía correos electrónicos de seguimiento
- Comparte rápidamente el enlace de tu horario
- Haz que tu horario tenga un diseño más atractivo
- Utiliza elementos de marca en tu horario
- Agrega un elemento humano al diseño de tu horario
- Administrar la información del cliente de forma segura
- Importar/Exportar los datos del cliente
- Agrega formularios personalizados para obtener más información del cliente
- Agrega un campo de supervisor para almacenar información específica del cliente
- Mejora la usabilidad de tu horario
- Establece citas recurrentes con un solo clic
- Permite a los clientes ver la hora en su zona horaria
- Mantente accesible en varios idiomas
- Conectar SuperSaaS con otro software
- Sincroniza varios calendarios con tu horario
- Crea un enlace de reunión en Zoom automáticamente
- Agrega nuevos clientes potenciales a Salesforce
- Genera automáticamente un enlace join.me para una reunión
Elige un tipo de horario apropiado para tus requisitos
1. Coordina múltiples horarios automáticamente
Cuando varios miembros del equipo necesitan estar disponibles para la misma reunión, puedes utilizar el horario de servicios.
Define un nuevo servicio que dependa de la disponibilidad de todos estos miembros del equipo y el sistema encontrará automáticamente franjas horarias mutuamente disponibles de todos los horarios.
Además, cuando se reserva una reunión en el horario de servicios, también se agrega automáticamente a cada horario individual.
2. Permite que los clientes seleccionen el miembro de tu equipo preferido
Si los clientes desean programar tiempo con un miembro específico de tu equipo, utiliza un horario de servicios. Puedes lograr esto creando servicios con el nombre de los miembros del equipo. Cada servicio en el horario entonces depende del horario de recursos individual de ese miembro específico.
El horario se verá así a continuación:
Agrega especializaciones de miembros del personal, imágenes o simplemente más información sobre documentos, próximos pasos, etc. con los clientes en la descripción del servicio.
3. Asigna una tarea a cualquier miembro del equipo
Cuando deseas relacionar clientes potenciales con cualquier representante de ventas disponible, utiliza el horario de recursos con múltiples recursos. Las reuniones continuarán programándose durante cualquier horario determinado hasta que no hay más representantes disponibles para ese horario.
Puedes hacer esto haciendo clic en el asistente de nuevo horario y creando un horario de recursos con múltiples recursos.
Agrega todos tus representantes de ventas en el horario como se muestra a continuación:
También puedes establecer la disponibilidad individual de cada representante a través de Nombre del horario > Supervisar > pestaña Horarios de apertura como se muestra a continuación:
4. Duraciones de reuniones predefinidas
Elige una duración de reunión separada para cada grupo de clientes potenciales.
Permíteles elegir entre las diferentes duraciones de las citas en tu horario de 3 maneras diferentes
a) Un solo horario
Permite que los clientes utilicen un horario único con un menú desplegable para seleccionar la duración de la cita.
Puedes configurar diferentes duraciones de citas a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Recursos/Servicios como se muestra a continuación:
Cuando agregas esta opción, en el horario se muestran como se muestra a continuación:
b) Mostrar cada tipo de reunión como eventos separados
Si deseas mostrarlos como secciones separadas en el horario mismo, también puedes usar el horario de servicios en combinación con el horario de recursos. Crea un horario de recursos único para un individuo y crea un horario de servicios con diferentes servicios.
Cada servicio en este programa se define por la duración en la pestaña Nombre del horario > Configurar > Servicios como se muestra a continuación:
Cuando utilizas un horario de servicio, así es como tu horario aparece ante tus clientes:
Ambos horario pueden lograr la misma funcionalidad. La diferencia radica en el diseño para tus clientes.
c) Crear grupos de usuarios
Crea un horario separado para cada etapa del proceso de incorporación del cliente, por ejemplo, “Llamada de bienvenida”, “Configuración de cuenta”, “Registro trimestral”, etc. Guíalos a través del proceso compartiendo los enlaces relevantes para esa etapa del proceso de incorporación. Agrégalos a diferentes grupos de usuarios y limita su acceso solo a horarios específicos.
Puedes hacer esto a través de la pestaña “Gestión de usuarios” en tu Panel de control haciendo clic en la opción “Grupos de usuarios” como se muestra a continuación:
Llegarás a una pantalla donde podrás crear grupos de usuarios según tus requisitos, como se muestra a continuación:
Una vez que crees grupos relevantes, simplemente puedes agregar cada cliente a un grupo específico haciendo clic en el ícono de edición para cada cliente y seleccionando su grupo de usuarios como se muestra a continuación:
Puedes actualizar/modificar grupos y cambiar el acceso de los clientes según la etapa del embudo de ventas en la que se encuentren.
5. Utiliza el horario de capacidad para eventos grupales
Utiliza el horario de capacidad para eventos grupales como seminarios web, sesiones de capacitación o llamadas de incorporación grupal para clientes con necesidades similares.
Ejerce más control sobre tu horario
6. Evita las reuniones de última hora
Tómate el tiempo suficiente para prepararte para la reunión estableciendo un tiempo de antelación mínimo.
Puedes configurar esto a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
7. Tómate un descanso añadiendo tiempo de amortiguación entre reuniones
Ten en cuenta el tiempo de viaje y el tiempo de preparación de reuniones. Agrega tiempo de amortiguación automático entre reuniones para relajarte y prepararte de forma segura para la próxima reunión.
Puedes hacerlo mediante Nombre del horario > Configurar > Recursos como se muestra a continuación:
8. Evita que las reuniones consuman tu vida
Asigna días específicos u horas específicas todos los días para las reuniones. Permite que las personas reserven una reunión en tu agenda solo en estos horarios específicos disponibles y mantén productivos tus “días libres”.
Puedes definir tu disponibilidad a través de la pestaña Nombre del horario > Supervisar > Horarios de apertura como se muestra a continuación:
También es posible dividir los horarios disponibles de un día concreto en dos franjas horarias diferentes.
9. Establece horas de inicio de restricciones
Tus citas pueden comenzar en cualquier momento del día cuando estés disponible. Sin embargo, es más conveniente cuando tus citas comienzan cada hora o cada media hora, etc.
Limita las citas para que comiencen al comienzo de cada hora a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Recursos/Servicios como se muestra a continuación:
Cuando agregas *:00 básicamente estás permitiendo que las citas comiencen a las 9:00 am, 10:00 am, 11:00 am y así sucesivamente suponiendo que tu día comience a las 9:00 am. Otros tiempos de inicio de restricciones comúnmente utilizados incluyen *:30, *:15, *:10 *:45, etc.
10. Redondeo de la hora de finalización de la cita
Cuando las citas pueden comenzar en cualquier momento, también pueden finalizar en horas aleatorias como las 4:37 p. m., 2:11 p. m., 9:58 a. m., etc., lo que hace que las próximas reuniones programadas parezcan extrañas.
Redondea los tiempos al múltiplo de 5 o 10 minutos o al cuarto de hora más cercano para que sea más conveniente.
Puedes hacerlo a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Recursos/Servicios como se muestra a continuación:
11. Aprueba tus reservas
Ten un mayor control sobre qué reservas se confirman en tu agenda. Configura el sistema para obtener tu aprobación antes de enviar el correo electrónico/texto de confirmación.
Puedes hacerlo a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
12. Recibe una notificación por correo electrónico o mensaje de texto cada vez que alguien cree una reserva
Asegúrate de estar al tanto de todas las reservas de tu agenda sin preocuparte de mirar tu agenda todo el tiempo. Configura el sistema para enviarte una notificación por mensaje de texto o correo electrónico cada vez que se cree una reserva en tu horario. Puedes hacerlo a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
Una excelente manera de mantenerte informado es configurar el sistema para que te envíe una descripción general de las citas cada día al final del día.
13. Recibe notificaciones en tu teléfono móvil
Otra excelente manera de mantenerte informado sobre las citas en tu agenda es recibir notificaciones automáticas en tu teléfono Android o iPhone.
Descarga la aplicación Make y conecta tu cuenta SuperSaaS con Crear plantilla para configurarla.
Agiliza tu comunicación
14. Reducir el ping-pong por correo electrónico
No pierdas el tiempo enviando correos electrónicos de ida y vuelta como “¿Dónde deberíamos reunirnos?”, “¿Cómo puedo comunicarme con usted?”, “¿A qué hora está disponible?” “Esta vez no me sirve. ¿Podemos reprogramar esto?” etcétera.
Crea un horario separado para cada tipo de reunión. Personaliza los recordatorios por correo electrónico/texto y los mensajes de confirmación para incluir todos los detalles relevantes sobre la ubicación, instrucciones, información de contacto, etc.
Puedes hacerlo a través de Nombre del horario > Configurar > Disposición como se muestra a continuación:
Activa los mensajes de recordatorio y confirmación a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
Esto reduce el tiempo perdido en correos electrónicos de ida y vuelta y los clientes pueden encontrar toda la información relevante en un solo lugar.
15. Personaliza tus correos electrónicos
Los mensajes automáticos pueden parecer impersonales y fríos. Personaliza tu correo electrónico con datos del cliente como nombre, detalles de la cita, ID de reserva, etc. con palabras mágicas.
Puedes obtener más información sobre el uso de palabras mágicas en nuestra Página de soporte.
16. Envía correos electrónicos de seguimiento
El envío de correos electrónicos de seguimiento puede aumentar la tasa de conversión de clientes potenciales. Deja que el sistema envíe automáticamente un correo electrónico de seguimiento con la información de tu producto y otra información de la empresa.
Puedes enviar correos electrónicos de seguimiento configurando estos ajustes a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
Puedes personalizar los correos electrónicos de seguimiento a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Disposición como se muestra a continuación:
17. Comparte rápidamente el enlace de tu horario
Agrega el enlace de tu horario o un botón de llamado a la acción a tu firma de correo electrónico y redirige a las personas directamente a tu horario de reservas online.
También puedes personalizar la siguiente plantilla para animar a las personas a reservar una reunión.
Hola,
Estoy libre a las [agrega la hora en que estés disponible], pero en caso de que no esté disponible en este momento, por favor elija una hora conveniente para programar la reunión en mi agenda aquí [inserta el enlace de tu horario aquí].
Espero poder conectarme contigo.
Atentamente
[Tu nombre y designación]
Haz que tu horario tenga un diseño más atractivo
18. Utiliza elementos de marca en tu horario
La marca de tu empresa es importante para ti y tus clientes. Debes reflejar tu marca en todas tus comunicaciones, incluida tu agenda de citas en línea. Puedes personalizar fácilmente los siguientes elementos de marca en SuperSaaS:
a) Agregar colores de diseño
Puedes controlar los colores del diseño de tu horario y tu Panel de control.
Visita “Disposición general” en tu Panel de control para controlar los colores internos del sistema.
Puedes controlar los detalles finos de color de tu Panel de control, como el color del texto, el color del encabezado, el color de fondo, etc.
También puedes modificar los colores utilizados en tu horario visitando la pestaña Nombre del horario > Configurar > Disposición como se muestra a continuación:
Cuando ves la opción de colores de diseño, puedes personalizar los detalles de tu agenda, como los colores de las citas reservadas, el color de las celdas vacías y los colores del indicador de propiedad.
b) Agregar una URL de redireccionamiento
Comparte más información con tus clientes o actualízalos sobre tus últimos logros. Utiliza la opción de redireccionamiento de URL para redirigir a tus clientes a una página web específica después de que completen la reserva según tu horario.
Puedes redirigir automáticamente a los usuarios agregando la URL de redireccionamiento a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Proceso como se muestra a continuación:
c) Agregar el logotipo de tu empresa
El logotipo de tu empresa es una parte importante de la marca de tu empresa.
Agrega el logotipo de tu empresa a tu Panel de control y a tu horario a través de la pestaña “Configuración de diseño” en tu Panel de control.
También puedes permitir que los clientes visiten el sitio web de tu empresa o la página de información de tu producto cuando hacen clic en tu logotipo.
d) Utiliza tu propio nombre de dominio personalizado
Puedes crear un dominio personalizado para el enlace de tu horario, como horario.nombredesuempresa.com. De esta forma, tus clientes tendrán claro que el horario te pertenece a ti.
Puedes seguir el tutorial de dominio personalizado paso a paso para configurar tu propio dominio.
19. Añade un elemento humano al diseño de tu horario
A nadie le gusta explorar un espacio mecánico e impersonal. Agrega un toque humano a tu horario agregando tu imagen o la imagen de tu equipo en el espacio blanco encima del calendario.
Para lograr esto, primero debes subir tu imagen en la web.
A continuación, usa la URL para agregar el enlace de la imagen en el espacio blanco encima del calendario junto con tu mensaje personal a través de la pestaña Nombre del horario > Configurar > Disposición como se muestra a continuación:
También puedes encontrar algunos consejos para personalizar tus mensajes en nuestra página de soporte.
Administrar la información del cliente de forma segura
20. Importar/Exportar los datos del cliente
Evita la duplicación de trabajo y agrega los datos de tus clientes existentes al sistema. Puedes hacerlo a través de “Importar” en Gestión de usuarios.
21. Agrega formularios personalizados para obtener más información del cliente
Obtén más información sobre tus clientes diseñando tu cuestionario personalizado. Utiliza la opción de formularios personalizados para diseñar tu propio cuestionario.
Puedes hacer esto creando un nuevo formulario desde tu Panel de control:
Personaliza los campos del formulario para recopilar más información del cliente, como requisitos, nombre de la empresa, etc. Para adjuntar el formulario a tu horario, puedes visitar Nombre del horario > Configurar > Proceso y adjuntar el formulario como se muestra a continuación:
Permite que los clientes completen el formulario antes de crear la reserva para que tengas suficiente información del cliente antes de la interacción.
22. Agrega un campo de supervisor para almacenar información específica del cliente
Algunos clientes tienen requisitos especiales o solicitudes especiales. Guárdalos en el campo supervisor, que es visible para los usuarios internos pero no para los clientes. Sigue el videotutorial para configurar el campo de supervisor.
Impulsa la usabilidad de tu horario
23. Establece citas recurrentes con un solo clic
Permite que los clientes reserven una reunión recurrente con un solo clic. Puedes seguir nuestro videotutorial o leer las instrucciones en nuestra documentación de soporte para utilizar esta función.
24. Permite que los clientes vean la hora en su zona horaria
Permite que los clientes vean la hora de la reunión en su zona horaria cuando programas reuniones con clientes de todo el mundo.
Puedes hacer esto a través de la pestaña “Disposición general” en tu panel como se muestra a continuación:
25. Mantente accesible en varios idiomas
Los clientes prefieren interactuar con un sistema que habla su idioma. SuperSaaS está disponible en más de 35 idiomas y permite a los clientes seleccionar su propio idioma para ver el horario.
Puedes hacer esto a través de la pestaña “Disposición general” en tu Panel de control como se muestra a continuación:
Conecta SuperSaaS con otro software
26. Sincroniza varios calendarios con tus horarios
A veces, los compromisos profesionales pueden obstaculizar tus planes personales. Evita reservas dobles sincronizando tu horario personal y laboral. Puedes conectar tu calendario de Google con to horario de SuperSaaS.
Si deseas agregar citas del calendario de Google a tu horario de SuperSaaS, puedes hacerlo a través de Nombre del horario > Supervisar > Sincronizar como se muestra a continuación:
Puedes seguir las instrucciones paso a paso que aparecen en nuestro sitio web para configurar la sincronización. Si deseas agregar/actualizar nuevos eventos de tu horario de SuperSaaS a tu calendario de Google, puedes usar la plantilla de integración de Zapier para conectar las dos plataformas.
27. Crea un enlace de reunión en Zoom automáticamente
Conéctate con tus compañeros de equipo a través de Zoom. Simplemente conecta tu cuenta de Zoom y SuperSaaS a la plantilla predefinida y cada vez que una cita esté a punto de comenzar, esta integración creará un enlace de reunión de Zoom.
28. Agrega nuevos clientes potenciales a Salesforce
Quieres realizar un seguimiento de tus reuniones con clientes potenciales, pero no deseas ingresar manualmente la información de los clientes potenciales en tu sistema Salesforce. No tienes que preocuparte por eso con SuperSaaS. Utiliza la plantilla predefinida para integraciones de Salesforce y se agregarán automáticamente nuevos clientes potenciales a Salesforce cada vez que haya una nueva cita en tu agenda en línea.
29. Genera automáticamente un enlace join.me para una reunión
Olvídate del miedo a perderte una reunión conectando tu cuenta de SuperSaaS y Join.me. El creador de la cita en SuperSaaS recibirá automáticamente un correo electrónico de join.me con un enlace directo a la sala de reuniones en línea. De esta forma podrás unirte a la reunión sin preocuparte de crear una nueva sesión en join.me
Y finalmente, si tienes alguna pregunta específica, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario de comentarios.